Questões de Secretariado

Os documentos mais utilizados e o recebimento de novos documentos constituem o arquivo inativo.

Existem diversos tipos de eventos que são realizados de acordo com o objetivo da organização, sendo o Colóquio, por exemplo, um deles, apresentando como característica a reunião fechada, que visa esclarecer determinado tema ou tomar alguma decisão, sendo utilizado por classes de profissionais.

Para o atendimento telefônico de qualidade, é necessário o conhecimento de alguns princípios básicos, como cortesia, tranquilidade, atenção e modulação da voz.

A finalidade da linguagem é comunicar, seja através da fala ou da escrita, visto que, para que haja a comunicação devem existir os seguintes elementos: alguém que comunique, algo a ser comunicado e alguém que receba essa comunicação.

Uma característica importante nas comunicações oficiais é a impessoalidade.

Para desenvolver as atividades secretariais, é necessário que o profissional de secretariado possua a competência técnica e a comportamental, sabendo-se que o(a) Secretário(a) tem competência técnica quando possui o conhecimento e a habilidade (saber e saber fazer) e tem competência comportamental quando possui atitude (querer fazer).

São considerados estilos de liderança a autoritária e a democrática.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento..

O profissional de secretariado, na década de 1980, obteve diversas conquistas profissionais, podendo-se apontar duas delas, que são a criação da Lei no 9.261 e o Código de Ética da Profissão.

A inteligência emocional está relacionada com a capacidade de perceber, avaliar e reconhecer a emoção em si mesmo e nos outros.

Sobre os diversos tipos de departamentalização, é correto afirmar que os principais são por funções, por produtos e por serviços, por localização geográfica, por clientes, por fases do processo e por projetos, sendo que a departamentalização por função também é conhecida como departamentalização funcional.

O Código de Ética do Profissional de Secretariado serve para orientar o (a) Secretário (a) na sua atuação diária, regulando-lhe as relações apenas perante a sociedade.

Uma reunião de trabalho não necessita de planejamento, já que se caracteriza intrinsicamente por ser longa, cansativa e infrutífera

No processo de comunicação, o emissor e o receptor também são conhecidos como interlocutores.

Durante as fases do planejamento e da organização de um evento, são utilizados alguns instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das atividades, sendo dois deles muito usados: o briefing e o checklist.

Falar em público é o mesmo que comunicação coloquial.

A organização pode disponibilizar o acesso à internet e à intranet, para auxiliar o desenvolvimento das atividades do dia a dia do profissional e a disseminação de comunicações internas respectivamente, entendendo-se por intranet uma rede de computadores privada de uso exclusivo local.

Após a publicação da Lei no 9.261, que passa a regulamentar o exercício da profissão de Secretário(a), todos os empregados que efetivamente exerciam as atribuições mencionadas noArt. 4o dessa lei,ficaram impedidos de desempenhar a profissão quando não possuíam o curso superior de Secretariado.

Planejamento estratégico é aquele de longo alcance e abrange a organização em sua totalidade.

A bandeira nacional pode ser usada nas manifestações brasileiras de sentido patriótico em caráter apenas oficial.

Os instrumentos de trabalho que podem ser utilizados de forma eletrônica são a agenda e o follow-up.

Para o desenvolvimento e o crescimento de uma organização, a participação dos empregados é fundamental, sendo necessária a busca constante de eficiência e de eficácia, tendo sempre em vista que a eficiência está relacionada com o resultado e a eficácia, com a ação.

Administrar o tempo influencia diretamente no desempenho da execução das atividades de um profissional, visto que e- mail, internet, celular, telefone, reunião são considerados vilões do tempo, se mal utilizados.

O método mnemônico de arquivamento é caracterizado pelo uso das letras do alfabeto com o objetivo de auxiliar a memória.

A evolução da tecnologia permite, a cada dia, a utilização de mais recursos tecnológicos para a comunicação através de mensagens eletrônicas. Assim como existem regras de atendimento presencial e telefônico, há também regras para o atendimento das mensagens eletrônicas, de modo que o conjunto dessas regras se chama Netiqueta e é também conhecido como Código de Comportamento do Mundo Virtual.

No que tange à ordem de precedência em aviões, é correto afirmar que a pessoa de maior hierarquia é a última a subir e a primeira a descer, sendo o lado direito da janela seu lugar preferencial.

As normas de Cerimonial e Protocolo Oficiais, descritas no Decreto no 70.274, de 9 de março de 1972, visam, principalmente, às precedências

Relacionamento interpessoal é apenas a interação entre os indivíduos de um grupo profissional.

A exposição de motivo é o documento que é emitido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente com a finalidade de informá-lo sobre algum assunto, propor alguma medida ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo.

Em caso da existência de um convidado de honra ou de um homenageado, esse será colocado à esquerda do anfitrião ou da autoridade máxima da localidade.