Questões de Arquivologia

A abordagem de pensamento arquivístico identificada como arquivologia pós-moderna ou pós-custodial surge nos EUA, no início da década de 1990 e seus principais pressupostos remetem, naturalmente, aos princípios identificados como preceitos do pensamento pós-moderno. Terry Cook, considerado o pai dessa abordagem, diz que o pós-moderno desconfia da ideia de verdade absoluta baseada no racionalismo e no método científico.

Um dos pressupostos da informação no interesse arquivístico é que quanto mais plural e correlacionado for o registro da informação mais ele será integral e passível de ser interpretado, diferentemente daquele único e isolado, que enseja parcialidade, fragmentação e difícil cognoscibilidade.

O benchmarking é uma técnica inteiramente utilizável em gestão de arquivos, a qual consiste na comparação de processos, de práticas e de serviços entre organizações, com o fim de identificar a melhor prática e permitir o aprimoramento organizacional.

Um dos legados da visita de Schellenberg, Arquivista americano, ao Brasil, em 1960, foi sublinhar a importância dos arquivos para as pessoas, porque eles definiriam “a relação do governo com os governados”.

Uma das aplicações de GED é a tecnologia Document Imaging, que se ocupa do ciclo de vida do documento, permitindo que seja controlado desde o momento da criação até o seu respectivo descarte.

Com relação às bases da classificação de documentos arquivísticos, a partir de uma visão contemporânea diferente das práticas tradicionais, a proposição é que se pense a classificação a partir do nascimento da informação arquivística até o

seu destino final.

Em 1989, a seção de formação profissional do Conselho Internacional de Arquivos propôs que um estudo comparativo avaliando os manuais de arquivos e os livros-textos arquivísticos fosse incluído entre os objetivos do plano de ação do Conselho e, a partir dessa proposta, esse Conselho obteve da UNESCO à aprovação do projeto de realização de um estudo sobre a literatura arquivística mundial denominado Ramp.

Atualmente, o universo digital transforma os conceitos da preservação tradicional, visto que, em vez de garantir a integridade física do objeto, passa a privilegiar a integridade intelectual como sua característica principal, sendo que essa integridade refere-se aos programas e softwares que devem manipular a informação digital.

No que se refere à atividade-fim e à atividade-meio, no âmbito da produção documental, é correto afirmar que a documentação arquivística técnica e científica, produzida e recebida no decurso das atividades das organizações, deriva de suas atividades-fim.

O controle é a última etapa do processo administrativo e compete-lhe medir e avaliar o desempenho da organização, ou do sistema, ou do serviço, analisando as informações coletadas e adotando as ações corretivas adequadas, sem o qual fica difícil manter a qualidade dos serviços e dos produtos de uma organização, colocando em risco o seu êxito. Assim, o controle de processo é a base para a qualidade em uma organização, com exceção das unidades documentárias, como arquivos e bibliotecas, que obedecem a outras regras.

Schellenberg esteve, a partir da década de 1950, no epicentro das discussões sobre os rumos da arquivística nos Estados Unidos e nos demais países que pudessem sofrer alguma influência do modelo norte-americano, e a partir da sua obra Arquivos Modernos é que a arquivística mais tradicional começou a perceber a necessidade de tratar os arquivos ativos e semiativos sem a paixão do autor norte-americano, não havendo exagero em afirmar que há uma arquivística antes e outra depois de Schellenberg, em que pese à tentativa do autor de se situar no seio da teoria tradicional, e que há, em sua obra, incentivos de se separar os records managers dos archivists.

Se por um lado os sistemas de workflow, uma das tecnologias correlatas de GED, não contribuem para o processo de gestão de conhecimento, pois existem regras formais pré-estabelecidas, que orientam a execução do trabalho; por outro lado, auxiliam os processos de codificação e de transferência do conhecimento ao longo de um processo de negócio, permitindo que o intercâmbio seja tácito e explícito entre os envolvidos.

Em ambiente de GED, a ação de check in permite importar os documentos em check out de volta ao ambiente GED, revisados, se for o caso, mas não necessariamente

A arquivística, como campo de trabalho e de conhecimento, está ligada à realidade histórica dos países, sendo que qualquer tentativa de transpor mecanicamente o que dá certo em outros lugares poderá esbarrar em uma realidade distinta e não funcionar. Acredita-se que os problemas arquivísticos do Brasil têm de encontrar soluções no próprio país, sem negar as suas diversas dimensões espaciais, e, por isso, as soluções maximalistas darão conta dos complexos problemas profissionais.

A figura é uma representação gráfica das seis camadas que compõem um modelo de documento tradicional, analógico.

Examinando o problema-chave da arquivística atual, verificou-se que o documento versus a informação, traz problemas terminológicos, sobretudo em língua francesa, dentro de várias definições referentes a esses dois termos, em uma época em que o progresso tecnológico nos projetou na era da informação, o Arquivista, assim como todos aqueles que trabalham com a informação, devem se manter fiel às origens da visão formalista, destacando o documento como único objeto de estudo.

O conceito de GED surgiu no final da década de 1990 e buscava recuperar os documentos dos arquivos empilhados nos porões das empresas, colocando-os na linha de frente da batalha pela competitividade, portanto os sistemas de GED são repositórios de importantes documentos corporativos e atuam como armazéns de conhecimento explícito e estruturado.

No que se refere à gestão de documentos e à teoria das três idades, Odila Fonseca situa, em meados do século XX, as preocupações com a eliminação de documentos arquivísticos e identifica dois principais modelos de ação: o canadense, por meio do qual a eliminação ficaria totalmente sob a responsabilidade da administração produtora – posição defendida pelo eminente arquivista canadense Hilary Jenkinson, para quem a eliminação de documentos não deveria fazer parte das atribuições do Arquivista – e o alemão, que, ao contrário, sustenta que a importância da tarefa de eliminação exige a intervenção do Arquivista.

Segundo o manual de classificação do Conarq, a primeira operação para se classificar os documentos de um arquivo consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

O projeto Interpares, que diz respeito à pesquisa internacional sobre autenticidade de documentos arquivísticos em sistemas eletrônicos, teve sua origem na Universidade de Bristish Columbia, no Canadá.

Acredita-se que, dentro da perspectiva da arquivística integrada, a descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos, sendo que em todos os casos, o trabalho do Arquivista é representar ideologicamente as informações contidas nos documentos, e as operações de natureza intelectual são, sem exceção, de natureza descritiva.

A arquivística quebequense foi profundamente marcada pelas abordagens francesa e holandesa.

Considerando-se a arquivística, no contexto científico atual é importante afirmar que a existência física dos documentos e dos arquivos não assegura o desenvolvimento automático de uma disciplina científica para tratá-los.

A maioria dos autores considera a publicação do Manual escrito, no final do século XIX, pelos arquivistas holandeses S. Muller, J.A. Feith e R. Fruim, o marco do que se poderia chamar de uma disciplina arquivística, como um campo autônomo do conhecimento.

Os arquivos, compreendidos à luz da Teoria Geral da Administração, são sistemas integrados, constituídos com fins de cumprir a missão e de prover a sociedade de informações úteis, científicas, técnicas, culturais, factuais, corporativas etc. As empresas são dotadas de tarefas, pessoas, tecnologias, estrutura, ambiente e competitividade. No que concerne à estrutura dos arquivos, essa toma como base os fundamentos da gestão de arquivos, a qual, por sua vez, segue a teoria das três idades, cujo postulado é a divisão dos documentos pelo prazo de utilidade/validade da informação que registram.

Deve-se pensar, no quadro de uma política global de gestão da informação de uma determinada empresa, em fazer, seletivamente, a microfilmagem de substituição e a de segurança, isto é, respectivamente, microfilmar algumas tipologias e descartá-las em seguida, e microfilmar documentos vitais e mantê-los guardados também no seu suporte original, e, sendo assim, não há diferença no que diz respeito à responsabilidade, à guarda e à organização de acervos arquivísticos, nos termos da legislação brasileira em vigor.

De acordo com o pensamento de J. M. Jardim, a informação arquivística reflete e fornece elementos à constituição de uma racionalidade estatal e os dispositivos de gestão dessa informação expressam um domínio do saber arquivístico que resulta dessa mesma racionalidade, e os arquivos, sejam como conjuntos de documentos ou como agências do aparelho de Estado, deveriam se constituir em um mecanismo de legitimação do Estado e, simultaneamente, em agências do poder simbólico.

Segundo Rosely Curi Rondinelli, existem, na arquivologia, cinco marcos históricos, e o período que se segue ao fim da Segunda Guerra Mundial aparece como o quinto momento significativo na trajetória dos arquivos e da arquivologia. Assim, o grande aumento do volume de documentos produzidos pelas instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção e o tratamento desses documentos, sob pena de as organizações inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória.

Visando agilizar o processo de indexação em ambiente GED, aplicam-se as ferramentas denominadas de reconhecimento de padrões em imagens, ou seja, OCR e ICR, sendo o ICR uma ferramenta que permite reconhecer manuscritos em documentos, muito úteis para documentos preenchidos manualmente.

Ainformação arquivística pode ser classificada, do ponto de vista organizacional, em informação orgânica e informação não orgânica, com características distintas, sendo que as não orgânicas não se constituem em fundos e séries documentais da organização.