Questões de Arquivologia — LIQUIG-S 2015 — Diversas

Questão 1LIQUIG-S·Diversas·2015Arquivologia

A produção de documentos é comum em organizações empresariais, sendo decorrente dos processos e atividades que ali são realizados. Tais documentos somente cumprem o objetivo para o qual foram criados se sua veiculação e fluxo forem adequados. O fluxo documental refere-se ao

Alocal por onde os documentos passam, compreendendo o ciclo do documento na empresa.Bcumprimento da finalidade para a qual o documento foi criado.Ccontrole físico dos documentos, possibilitando o registro das informações neles contidas.Drecebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.Econtrole e monitoramento do armazenamento dos documentos na empresa.

Questão 2LIQUIG-S·Diversas·2015Arquivologia

Uma empresa precisa estabelecer alguns princípios para arquivamento de seus documentos, já que o arquivo deve funcionar como o guardião das informações ali existentes. Os três elementos básicos que envolvem o arquivamento de documentos são:

Aregistro, emissor e receptorBdocumento, local e mídiaCbiblioteca, arquivo e fichasDinformação, suporte e documentoEarmazenamento, quantidade e volume

Questão 3LIQUIG-S·Diversas·2015Arquivologia

A organização e administração de arquivos possibilitam que os documentos existentes possam ser recuperados de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos humanos, materiais e físicos utilizados nesse processo. Existem etapas que são fundamentais na organização e administração de arquivos. Uma dessas etapas e seu respectivo objetivo são:

Alevantamento de dados – diagnosticar o arquivo.Bplanejamento – adequar os procedimentos referentes ao manuseio de documentos desde a sua criação até a eliminação destes.Cacompanhamento – compatibilizar o conhecimento da estrutura da organização e da coleta de informações a respeito do funcionamento dos órgãos internos.Danálise dos dados coletados – analisar toda a documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo.Eimplantação – elaborar um plano de arquivo, levando em consideração as instalações físicas e os equipamentos empregados.