Questões de Arquivologia

O fato de o subgrupo de um quadro de arranjo ser estabelecido em relação às funções de um órgão pode ser justificado pela instabilidade institucional, causa de muitas reorganizações estruturais.

As ações culturais e educativas, mais do que as funções arquivísticas referentes ao processamento técnico, conferem ao arquivo contornos sociais e projeção na comunidade.

O SIGA tem como objetivo garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, preservando os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais.

Informações e documentos arquivísticos que tenham sido produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, devido às especificidades que apresentam, não podem ser eliminados.

Um documento de arquivo (ofício, memorando, relatório, projeto etc.) pode ser protocolado em qualquer unidade de órgão ou entidade, mas a abertura de processo ou de um novo volume de processo deve ser feita, exclusivamente, no setor de protocolo.

Os estudos de tipologia oferecem importante contribuição no entendimento do processo documental, visto que, por meio deles, é possível compreender por que e como o documento é estruturado no momento de sua produção.

Os jornais são, tanto quanto as fotografias, muito suscetíveis ao amarelecimento quando expostos à luz.

Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

A baixa velocidade de recuperação, o acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem.

Sob o aspecto legal, a política nacional de arquivos é constituída por leis, decretos e resoluções do Conselho Nacional de Arquivos e instruções normativas do Arquivo Nacional.

Os estudos acerca da informação arquivística na administração pública brasileira e de seus usuários estão muito avançados. Por meio deles, sabe-se quem a produz, por que razão e em que condições essa produção é feita, e como e quando se necessita dessa informação ao longo do processo decisório.

Os instrumentos de gestão arquivística, como, por exemplo, o plano de classificação e a tabela de temporalidade são as bases técnicas do programa de gestão de documentos.

O crescimento e a diversificação das atividades da administração pública traduziram-se no aumento das necessidades de informação dentro do aparelho governamental e, paralelamente, na geração de crescentes volumes de documentos.

Um dos objetivos da gestão de documentos é a definição criteriosa da parcela de documentos que constituirá o patrimônio arquivístico de um país.

É tarefa do Conselho Nacional de Arquivos implementar a política nacional de arquivos.

O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão substitui, quando necessário, o Conselho Nacional de Arquivos, órgão central do SIGA.

Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados permanentemente nos setores de protocolo.

O arquivista, devido ao princípio da santidade, não pode alterar o arranjo dado aos documentos pelo órgão de origem, ainda que ele seja ininteligível, cabendo ao arquivista resolver o problema na descrição.

A laminação, técnica que consiste em mergulhar o documento em banho de cola, aumenta a resistência do documento e não prejudica a visibilidade.

A gestão da informação restringe-se à informação de dados criados por computadores ou neles armazenados.

A transferência de documentos para arquivamento intermediário, o recolhimento para guarda permanente e o uso racional dos recursos tecnológicos são atividades do programa de gestão de documentos.

A justificativa para organização de arquivos de órgãos públicos está na ordem direta do interesse de três tipos de usuários que deles fazem uso: o administrador, o cidadão e o pesquisador.

Na microfilmagem de substituição, os documentos originais podem ser eliminados após a reprodução, incluindo-se aqueles de valor permanente.

Os documentos pertencentes ao arquivo intermediário devem ser recolhidos ao arquivo permanente no momento em que desaparecer o valor secundário desses documentos.

A atividade de avaliar e atestar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional é feita a partir de metadados e de outras informações, para apoiar a presunção de autenticidade.

A idéia de que os documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo de vida teve pequena repercussão na arquivologia brasileira.

Considerando-se que, na elaboração de instrumentos de pesquisa, deve-se partir do geral para o particular, o inventário deve ser o primeiro instrumento a ser elaborado, visto que ele fornece uma visão plena dos fundos e de todos os conjuntos documentais que fazem parte do arquivo.

O documento público pode ser estudado a partir da matéria, do meio e do conteúdo. Quanto ao meio, este pode ser físico - tipologia da espécie documentária - ou funcional - distinção entre original e cópia.

A organização dos arquivos permanentes pode ser feita por fundos ou por grandes temas.

Palestras, debates, lançamentos de obras e concursos sobre temas de história geral do Brasil e história regional são atividades educativas importantes nos arquivos, e de alçada exclusiva dos museus e centros de documentação.