Questões de Arquivologia

A descrição consiste em um conjunto de ferramentas e de tarefas com o objetivo de informar sobre o conteúdo dos documentos.

A função descrição de documentos não é ditada pelos interesses da pesquisa, ainda que esta esteja vinculada à proveniência e à funcionalidade do documento.

O direito de receber dos órgãos públicos informações de interesse particular, coletivo ou geral só é limitado quando a atribuição de sigilo é imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado.

A concepção sistêmica do processo informativo ou de conhecimento, construída como um modelo de gestão integrada e coordenada com todos os modelos de gestão existentes na organização, modificou os objetivos da gestão de documentos.

A elaboração de diretrizes em relação ao recebimento, classificação, tramitação e arquivamento de documentos de uso corrente é um dos desafios do programa de gestão de documentos.

A proteção dos documentos ativos, em caso de sinistro, é prevista na gestão de diretrizes e na gestão de informes, que são elementos do programa de gestão de documentos.

A Lei n.o 8.159/1991, conhecida como Lei dos Arquivos, e o decreto de criação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) são marcos jurídicos da implantação da gestão de documentos na administração pública federal.

O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar

É conhecido como prazo de prescrição o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guardam o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no arquivo permanente.

A despeito da importância da utilização dos equipamentos de proteção individual na tarefa de higienização de documentos, inexiste norma regulamentadora sobre esse assunto.

Na encapsulação, coloca-se um documento entre duas folhas de material transparente e inerte, selando-as ou prendendo- as pelas bordas.

No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cópia devem ser armazenados em locais distintos.

A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais obedecem a uma legislação específica e diferenciada daquela que regulamenta os documentos em suporte papel.

No que se refere ao documento, valor mediato corresponde a valor primário ou administrativo.

A microfilmagem sistemática de séries ou de fundos inteiros deve ser efetuada em caráter excepcional.

O filme com os documentos microfilmados deve conter, obrigatoriamente, a imagem de abertura e, opcionalmente, o termo de encerramento.

A existência de arquivos correntes é justificada por questões exclusivamente econômicas.

Entre as características da classificação, inclui-se a capacidade descritiva.

Os arquivos de um órgão público devem atender fundamentalmente às necessidades da administração, o que não impede a sua utilização, por exemplo, como meio didático e de pesquisa.

Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.

Um dos propósitos do programa de gestão de documentos é o estabelecimento de estruturas e procedimentos apropriados à operação arquivística, em função da produtividade e eficiência do serviço dentro da administração.

A primeira fase da gestão de documentos, denominada criação de documentos, compreende o controle, a utilização e o armazenamento dos documentos necessários para a realização ou facilitação das atividades de uma organização.

A informação que norteia e, ao mesmo tempo, resulta do processo decisório organizacional é, por sua natureza, de caráter não-orgânico e, portanto, não-arquivístico.

Na operação denominada descrição de documentos, são fornecidas as autorias, a caracterização das tipologias do documento, a função implícita, os assuntos e as datas (tópica e cronológica).

Na higienização de documentos, além de se remover a poeira, que contém partículas de areia que cortam e arranham os documentos, devem ser retirados objetos danosos, como grampos, clipes e prendedores metálicos.

Os atestados, certidões, traslados e cópias certificadas pertencem à categoria de documentos testemunhais de assentamento.

A noção de pré-arquivo está superada, sob o ponto de vista terminológico, no âmbito da comunidade arquivística brasileira, que passou a utilizar o conceito de arquivo corrente.

A existência de valor primário é uma das características do arquivo intermediário.

Documentos com menos de 75 cm devem ser armazenados na posição horizontal, separados uns dos outros, em estantes que ofereçam muita segurança.

O guia oferece a possibilidade de se descreverem os documentos com grande nível de profundidade e com satisfatória quantidade de informação para os usuários.