Questões de Secretariado — IF-PE 2016

As afirmativas abaixo se referem às técnicas de atendimento pessoal. I. Cuide da sua aparência pessoal. O menos é sempre mais quando se trata de joias e perfumes. II. A sua roupa deve ser discreta e coerente com o ambiente de trabalho. III. O aperto de mão é o cumprimento mais apropriado nas relações de negócios, podendo ser usado também, o beijo na face ou abraço, conjuntamente. IV. É comum alguns clientes pedirem informações diversas sobre as empresas, portanto aqueles que os atendem devem ser bastante solícitos e busquem responder a todas as informações. V. Sempre que possível, deixe à disposição do cliente, revistas, jornais e materiais informativos da empresa. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

O conjunto de documentos do mesmo tipo, produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade que resulta de idêntica forma de produção e tramitação e obedece à mesma temporalidade e destinação denomina-se

As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos até a inserção de dados no sistema e envio às unidades do órgão. As principais tarefas que devem ser seguidas para a eficiente realização do trabalho são

Um funcionário público federal, ocupante do cargo de auxiliar administrativo, que trabalha no Setor de Protocolo, quando for encaminhar um documento oficial ao Reitor de um Instituto Federal, qual a forma CORRETA de tratamento que deverá ser adotada por ele?

A comunicação administrativa compreende conteúdos relativos ao cotidiano da administração. Atende às áreas de planejamento e às estruturas técnico-normativas e objetiva orientar, atualizar e ordenar o fluxo das atividades funcionais. Com relação aos tipos de comunicação e suas partes constituintes, analise as definições I e II. I. Descrição sumária e nominal a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo. II. Toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Qual a alternativa que nomeia adequadamente as definições I e II, nessa ordem?

De acordo com Maia (2015) para que ocorra um atendimento telefônico eficaz, devem ser seguidas algumas regras fundamentais. I. Quando estiver em um atendimento difícil, busque demonstrar isso para que quem estiver ao seu redor possa, de alguma maneira, ajudá-lo, seja através de expressões escritas ou faciais. II. Atenda rapidamente o telefone, se possível ao primeiro toque, no máximo ao terceiro. III. Não fale pausadamente, pois o tempo em que permanecer ao telefone influenciará no seu desempenho, provocando possíveis acúmulos de serviços. IV. Jamais deixe alguém esperando na linha, por mais de trinta segundos, sem mantê-lo informado sobre o que está acontecendo. V. Sempre que precisar, peça a quem estiver no outro lado da linha para esperar um “minutinho”. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se e devem naturalmente refletir as suas atividades, sendo conhecido como

Considerando a afirmação a seguir, marque a alternativa que preencha corretamente a lacuna. No que se refere a documento, entende-se por ___________, a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu devido encaminhamento.

As afirmativas abaixo se referem às técnicas de atendimento por meio eletrônico. I. Muitas pessoas consideram o atendimento por meio eletrônico mais formal, o que não é verdade. II. As pessoas, ao enviarem um e-mail, cultivam a expectativa de receber a resposta em poucas horas. III. Os e-mails devem ser respondidos de acordo com o seu grau de urgência e importância. IV. Todos os e-mails devem ser respondidos no menor tempo possível, não ultrapassando 72 horas, a fim de demonstrar respeito pelo cliente. V. Quando for responder a um e-mail, é fundamental o cuidado com a escrita, pois o texto transmitirá a imagem pessoal ou

institucional. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

Considere as afirmativas a seguir sobre as normas de elaboração e utilização do correio eletrônico (e-mail). I. A correspondência por e-mail tem o mesmo valor que uma carta comercial. II. Tem valor documental e pode ser aceito como documento original, caso exista a certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. III. Quanto à linguagem, o grau de formalidade será determinado pelo conteúdo e pelo remetente. IV. Embora informal, deve-se evitar os erros gramaticais, falta de clareza e a má organização das ideias. V. As mensagens por e-mail consistem de três seções principais, o cabeçalho, o corpo e o texto. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

O documento que comprova a entrega e o recebimento de outro documento ou correspondência é __________. No mesmo, deve constar a identificação do servidor que recebe (pelo nome e cargo escritos de forma legível, digitados ou carimbados), a data, a hora e a assinatura do recebedor. Marque a única alternativa cuja expressão preenche corretamente a lacuna.