Questões de Secretariado

O profissional de secretariado desempenha o seu papel com vistas a gerar resultados à empresa e ao executivo, de modo a necessitar de ferramentas eficientes para o acompanhamento de atividades, como é o caso da agenda. É por meio dela que são organizadas, planejadas e controladas as atividades. Nesse sentido, analise as assertivas a seguir. I. Podem ser anotadas em uma agenda reuniões de diretoria, associações, clubes, acionistas e clientes. II. É permitido anotar na agenda mensalidades (contas a pagar), contribuições assistenciais e vencimento de assinaturas de periódicos. III. Ao agendar compromissos, o profissional de secretariado deve anotar os números dos telefones fixos e móveis das pessoas com as quais houve agendamentos. IV. Ao agendar compromissos para o executivo, não é aconselhável o profissional de secretariado buscar informações com o solicitante da reunião acerca da temática a ser abordada. V. É permitido colocar na agenda datas de aniversário de familiares do executivo. Estão CORRETAS apenas:

É uma das funções da secretária organizar sua agenda e a agenda de seu executivo. Está CORRETO afirmar que se trata de uma prática a ser evitada, antes de confirmar um compromisso,

A correspondência é um ato que se caracteriza pela troca de informação e, por sua vez, pela emissão e recepção de mensagens. Desse modo, avalie as assertivas a seguir. I. O secretário não necessita fazer controle das correspondências expedidas e das faturas encaminhadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, pois o aviso de recebimento (AR) já é suficiente para controle. II. A maior importância da correspondência comercial reside no fato de que não podemos considerá-la simples atividade que tem seus objetivos em si mesma. Ela serve como instrumento para fechamento de negócios. III. As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, após o visto do chefe. IV. As introduções comuns nas correspondências devem ser criativas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura do texto. V. O secretário nunca deve descartar o material publicitário recebido que não interessa ao chefe ou a qualquer outro profissional na empresa. Estão CORRETAS apenas:

É um fecho de cortesia comum e adequado para uma carta comercial:

Considerando-se um bom relacionamento interpessoal, um profissional de secretariado deve apresentar as características seguintes. I. Esse profissional deve procurar ler nas entrelinhas as expectativas do outro, suas necessidades e limitações. Faz-se, então, necessário que esse profissional se coloque no lugar do outro, por meio do que se denomina empatia. II. Ao se relacionar com outras pessoas por meio de e-mails, o profissional de secretariado deve evitar utilizar textos em letras maiúsculas, uma vez que isso caracteriza que ele está “gritando" no seu texto. III. Para uma boa relação interpessoal, o profissional de secretariado deve demonstrar interesse e capacidade para ouvir não só a pessoa, mas o assunto que está sendo tratado. IV. A transparência é imprescindível para se estabelecerem relacionamentos alicerçados em confiança e respeito entre chefes, clientes, coletas e fornecedores, por isso o caráter sigiloso das informações nem sempre deve ser mantido, quando se busca uma boa relação interpessoal e a conquista de novas oportunidades.

V. Para uma boa relação interpessoal, os profissionais de secretariado deverão desenvolver trabalhos em equipe e ter habilidades comportamentais, além de conhecer sua área de trabalho e ter uma visão global da organização. Estão CORRETAS apenas:

Cada vez mais os conhecimentos, as habilidades e as competências estão sendo valorizados pelas empresas, mas considera-se que a postura ética é essencial a todos os profissionais e, principalmente, ao de secretariado que ocupa cargo de confiança nas empresas. O profissional de secretariado deverá considerar em suas ações as orientações constantes no Código de Ética Profissional. Sobre isso, assinale a alternativa INCORRETA.

Assinale a norma que deve ser observada na lavratura de uma ata.

A reunião é um instrumento de trabalho que deve ser utilizado com eficácia e bom senso. Tendo em vista a relevância do profissional de secretariado para o desenvolvimento de reuniões eficazes, convém a ele pensar no antes, no durante e no depois desse momento. Sobre esse instrumento de trabalho, julgue as proposições que seguem. I. Há empresas que realizam reuniões em salões dos modernos hotéis existentes no Brasil, dispensando-se o trabalho da secretária na arrumação da sala. Quando não for o caso de ser no hotel, essa arrumação dependerá da criatividade da secretária.

II. De acordo com os objetivos e o formato da reunião, a disposição das cadeiras pode ser realizada considerando-se os seguintes modelos de montagem de salas: tipo diplomática, tipo escola, tipo pente, tipo paralela, tipo u, tipo triangular, tipo imperial, tipo anfiteatro. III. Considerando que as reuniões ordinárias são realizadas e previstas de acordo com o estatuto da empresa, não há a possibilidade de convocação de outras reuniões, em caso de necessidade de deliberações conjuntas com a diretoria e outros membros. IV. Para que uma reunião ocorra, às vezes, é necessária a convocação por edital. Em certos casos processuais, o edital é uma exigência essencial. Como exemplo dessa necessidade de convocação, podemos citar a venda de bens de menores, arrematações de bens penhorados etc. V. Se da reunião participarem muitas pessoas, é conveniente o uso de crachás, sobretudo quando se trata de pessoas desconhecidas. Em pequenas reuniões de pessoas desconhecidas, podem-se providenciar crachás de mesa. Estão CORRETAS apenas as proposições:

O profissional de secretariado deve atuar nas empresas por meio de atenção e agilidade na busca da eficácia do fluxo de informações. Considerando a distribuição das correspondências, na visão de Veiga (2010), avalie os enunciados seguintes. I. O secretário deve separar as correspondências em pilhas: particular, confidencial, publicidade, jornais e revistas, endereçadas a outros departamentos e ao seu. As correspondências confidenciais e particulares devem ser entregues fechadas, entretanto, alguns secretários estão autorizados pelo chefe a abri-las. II. Esse profissional deve escrever a lápis nas correspondências as providências que devem ser tomadas. III. O secretário deve carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o carimbo, independente do documento. IV. As correspondências ou os periódicos (jornais, revistas, boletins, etc) que circulam em mais de dois departamentos devem ser colocados dentre de uma pasta, com a indicação do nome dos departamentos e/ou funcionários que lerão o material. A correspondência ou o periódico não necessariamente precisa ser arquivado após a circulação e rubrica de todos os interessados. V. O secretário deve manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for anônima ou se a data da postagem for importante. Se no papel não constar o endereço, o secretário deve transcrevê-lo a lápis. Estão CORRETOS apenas

Tendo em vista que o gerenciamento do tempo é um dos grandes desafios para todos os profissionais, é importante destacar que o secretário deve desenvolver e considerar procedimentos de execução de trabalho que o auxiliem a cumprir suas responsabilidades, evitando ações que desperdicem tempo. Avalie as proposições a seguir que correspondem às melhores estratégias para gerenciar o tempo. I. O profissional de secretariado deve negociar com o executivo os horários de despachos, sendo aconselhável despachar, no mínimo, duas vezes ao dia. II. O profissional de secretariado não necessita ter responsabilidades claramente definidas, pois, com um bom gerenciamento de tempo, consegue atingir os objetivos. III. É relevante que o profissional de secretariado registre e controle o tempo gasto com suas atividades rotineiras. IV. O início de outro trabalho antes de terminar o que está sendo realizado é considerado uma estratégia para melhor cumprimento de todas as atividades. V. É aconselhável que o profissional de secretariado apresente os problemas e defina as soluções apenas com o executivo, não necessitando apresentar sugestões de alternativas antecipadamente. Estão CORRETAS apenas as proposições:

Com base no Capítulo VI das Relações com a Empresa, do Código de Ética do Profissional de Secretariado, analise as seguintes afirmativas, considerando o que compete ao profissional no pleno exercício de suas atividades. I. Agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação. II. Atuar como figura-chave no fluxo de informações. III. Participar de movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com sua atividade profissional. IV. Cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencerem. V. Ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração. Está(ão) CORRETA(S), apenas:

Hoje, exige-se mais do profissional de secretariado. Entre as responsabilidades adicionais que são esperadas de uma) secretário( A), está CORRETA a seguinte atividade:

A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações. Sendo assim, indique as proposições que estão de acordo com as definições de documentação. I. A documentação é um conjunto de técnicas cujos objetivos primordiais são a produção, a sistematização, a distribuição e a utilização de documentos. II. O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura e classificação. No recolhimento, para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento na escolha dos documentos, cultura geral, discernimento para recolher o que é útil e imparcialidade na seleção dos documentos. Já a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática. III. A normalização representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas. Os procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos documentos. IV. A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, independente de sua organização, utilização e finalidade. V. A normalização procura racionalizar a produção, a organização e a difusão das informações que se encontram nos vários documentos. Dessa maneira, estabelece condições para o bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de relatórios, realização de serviços, obras etc. Estão CORRETAS apenas:

As afirmativas abaixo se referem às técnicas de atendimento pessoal. I. Cuide da sua aparência pessoal. O menos é sempre mais quando se trata de joias e perfumes. II. A sua roupa deve ser discreta e coerente com o ambiente de trabalho. III. O aperto de mão é o cumprimento mais apropriado nas relações de negócios, podendo ser usado também, o beijo na face ou abraço, conjuntamente. IV. É comum alguns clientes pedirem informações diversas sobre as empresas, portanto aqueles que os atendem devem ser bastante solícitos e busquem responder a todas as informações. V. Sempre que possível, deixe à disposição do cliente, revistas, jornais e materiais informativos da empresa. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos até a inserção de dados no sistema e envio às unidades do órgão. As principais tarefas que devem ser seguidas para a eficiente realização do trabalho são

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se e devem naturalmente refletir as suas atividades, sendo conhecido como

Considere as afirmativas a seguir sobre as normas de elaboração e utilização do correio eletrônico (e-mail). I. A correspondência por e-mail tem o mesmo valor que uma carta comercial. II. Tem valor documental e pode ser aceito como documento original, caso exista a certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. III. Quanto à linguagem, o grau de formalidade será determinado pelo conteúdo e pelo remetente. IV. Embora informal, deve-se evitar os erros gramaticais, falta de clareza e a má organização das ideias. V. As mensagens por e-mail consistem de três seções principais, o cabeçalho, o corpo e o texto. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

Considerando a afirmação a seguir, marque a alternativa que preencha corretamente a lacuna. No que se refere a documento, entende-se por ___________, a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu devido encaminhamento.

Um funcionário público federal, ocupante do cargo de auxiliar administrativo, que trabalha no Setor de Protocolo, quando for encaminhar um documento oficial ao Reitor de um Instituto Federal, qual a forma CORRETA de tratamento que deverá ser adotada por ele?

As afirmativas abaixo se referem às técnicas de atendimento por meio eletrônico. I. Muitas pessoas consideram o atendimento por meio eletrônico mais formal, o que não é verdade. II. As pessoas, ao enviarem um e-mail, cultivam a expectativa de receber a resposta em poucas horas. III. Os e-mails devem ser respondidos de acordo com o seu grau de urgência e importância. IV. Todos os e-mails devem ser respondidos no menor tempo possível, não ultrapassando 72 horas, a fim de demonstrar respeito pelo cliente. V. Quando for responder a um e-mail, é fundamental o cuidado com a escrita, pois o texto transmitirá a imagem pessoal ou

institucional. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

A comunicação administrativa compreende conteúdos relativos ao cotidiano da administração. Atende às áreas de planejamento e às estruturas técnico-normativas e objetiva orientar, atualizar e ordenar o fluxo das atividades funcionais. Com relação aos tipos de comunicação e suas partes constituintes, analise as definições I e II. I. Descrição sumária e nominal a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo. II. Toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Qual a alternativa que nomeia adequadamente as definições I e II, nessa ordem?

De acordo com Maia (2015) para que ocorra um atendimento telefônico eficaz, devem ser seguidas algumas regras fundamentais. I. Quando estiver em um atendimento difícil, busque demonstrar isso para que quem estiver ao seu redor possa, de alguma maneira, ajudá-lo, seja através de expressões escritas ou faciais. II. Atenda rapidamente o telefone, se possível ao primeiro toque, no máximo ao terceiro. III. Não fale pausadamente, pois o tempo em que permanecer ao telefone influenciará no seu desempenho, provocando possíveis acúmulos de serviços. IV. Jamais deixe alguém esperando na linha, por mais de trinta segundos, sem mantê-lo informado sobre o que está acontecendo. V. Sempre que precisar, peça a quem estiver no outro lado da linha para esperar um “minutinho”. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

O conjunto de documentos do mesmo tipo, produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade que resulta de idêntica forma de produção e tramitação e obedece à mesma temporalidade e destinação denomina-se

O documento que comprova a entrega e o recebimento de outro documento ou correspondência é __________. No mesmo, deve constar a identificação do servidor que recebe (pelo nome e cargo escritos de forma legível, digitados ou carimbados), a data, a hora e a assinatura do recebedor. Marque a única alternativa cuja expressão preenche corretamente a lacuna.