Questões de Secretariado — IF-PE 2014

O profissional de secretariado desempenha o seu papel com vistas a gerar resultados à empresa e ao executivo, de modo a necessitar de ferramentas eficientes para o acompanhamento de atividades, como é o caso da agenda. É por meio dela que são organizadas, planejadas e controladas as atividades. Nesse sentido, analise as assertivas a seguir. I. Podem ser anotadas em uma agenda reuniões de diretoria, associações, clubes, acionistas e clientes. II. É permitido anotar na agenda mensalidades (contas a pagar), contribuições assistenciais e vencimento de assinaturas de periódicos. III. Ao agendar compromissos, o profissional de secretariado deve anotar os números dos telefones fixos e móveis das pessoas com as quais houve agendamentos. IV. Ao agendar compromissos para o executivo, não é aconselhável o profissional de secretariado buscar informações com o solicitante da reunião acerca da temática a ser abordada. V. É permitido colocar na agenda datas de aniversário de familiares do executivo. Estão CORRETAS apenas:

É uma das funções da secretária organizar sua agenda e a agenda de seu executivo. Está CORRETO afirmar que se trata de uma prática a ser evitada, antes de confirmar um compromisso,

É um fecho de cortesia comum e adequado para uma carta comercial:

A correspondência é um ato que se caracteriza pela troca de informação e, por sua vez, pela emissão e recepção de mensagens. Desse modo, avalie as assertivas a seguir. I. O secretário não necessita fazer controle das correspondências expedidas e das faturas encaminhadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, pois o aviso de recebimento (AR) já é suficiente para controle. II. A maior importância da correspondência comercial reside no fato de que não podemos considerá-la simples atividade que tem seus objetivos em si mesma. Ela serve como instrumento para fechamento de negócios. III. As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, após o visto do chefe. IV. As introduções comuns nas correspondências devem ser criativas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura do texto. V. O secretário nunca deve descartar o material publicitário recebido que não interessa ao chefe ou a qualquer outro profissional na empresa. Estão CORRETAS apenas:

Considerando-se um bom relacionamento interpessoal, um profissional de secretariado deve apresentar as características seguintes. I. Esse profissional deve procurar ler nas entrelinhas as expectativas do outro, suas necessidades e limitações. Faz-se, então, necessário que esse profissional se coloque no lugar do outro, por meio do que se denomina empatia. II. Ao se relacionar com outras pessoas por meio de e-mails, o profissional de secretariado deve evitar utilizar textos em letras maiúsculas, uma vez que isso caracteriza que ele está “gritando" no seu texto. III. Para uma boa relação interpessoal, o profissional de secretariado deve demonstrar interesse e capacidade para ouvir não só a pessoa, mas o assunto que está sendo tratado. IV. A transparência é imprescindível para se estabelecerem relacionamentos alicerçados em confiança e respeito entre chefes, clientes, coletas e fornecedores, por isso o caráter sigiloso das informações nem sempre deve ser mantido, quando se busca uma boa relação interpessoal e a conquista de novas oportunidades.

V. Para uma boa relação interpessoal, os profissionais de secretariado deverão desenvolver trabalhos em equipe e ter habilidades comportamentais, além de conhecer sua área de trabalho e ter uma visão global da organização. Estão CORRETAS apenas:

Cada vez mais os conhecimentos, as habilidades e as competências estão sendo valorizados pelas empresas, mas considera-se que a postura ética é essencial a todos os profissionais e, principalmente, ao de secretariado que ocupa cargo de confiança nas empresas. O profissional de secretariado deverá considerar em suas ações as orientações constantes no Código de Ética Profissional. Sobre isso, assinale a alternativa INCORRETA.

Assinale a norma que deve ser observada na lavratura de uma ata.

A reunião é um instrumento de trabalho que deve ser utilizado com eficácia e bom senso. Tendo em vista a relevância do profissional de secretariado para o desenvolvimento de reuniões eficazes, convém a ele pensar no antes, no durante e no depois desse momento. Sobre esse instrumento de trabalho, julgue as proposições que seguem. I. Há empresas que realizam reuniões em salões dos modernos hotéis existentes no Brasil, dispensando-se o trabalho da secretária na arrumação da sala. Quando não for o caso de ser no hotel, essa arrumação dependerá da criatividade da secretária.

II. De acordo com os objetivos e o formato da reunião, a disposição das cadeiras pode ser realizada considerando-se os seguintes modelos de montagem de salas: tipo diplomática, tipo escola, tipo pente, tipo paralela, tipo u, tipo triangular, tipo imperial, tipo anfiteatro. III. Considerando que as reuniões ordinárias são realizadas e previstas de acordo com o estatuto da empresa, não há a possibilidade de convocação de outras reuniões, em caso de necessidade de deliberações conjuntas com a diretoria e outros membros. IV. Para que uma reunião ocorra, às vezes, é necessária a convocação por edital. Em certos casos processuais, o edital é uma exigência essencial. Como exemplo dessa necessidade de convocação, podemos citar a venda de bens de menores, arrematações de bens penhorados etc. V. Se da reunião participarem muitas pessoas, é conveniente o uso de crachás, sobretudo quando se trata de pessoas desconhecidas. Em pequenas reuniões de pessoas desconhecidas, podem-se providenciar crachás de mesa. Estão CORRETAS apenas as proposições:

O profissional de secretariado deve atuar nas empresas por meio de atenção e agilidade na busca da eficácia do fluxo de informações. Considerando a distribuição das correspondências, na visão de Veiga (2010), avalie os enunciados seguintes. I. O secretário deve separar as correspondências em pilhas: particular, confidencial, publicidade, jornais e revistas, endereçadas a outros departamentos e ao seu. As correspondências confidenciais e particulares devem ser entregues fechadas, entretanto, alguns secretários estão autorizados pelo chefe a abri-las. II. Esse profissional deve escrever a lápis nas correspondências as providências que devem ser tomadas. III. O secretário deve carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o carimbo, independente do documento. IV. As correspondências ou os periódicos (jornais, revistas, boletins, etc) que circulam em mais de dois departamentos devem ser colocados dentre de uma pasta, com a indicação do nome dos departamentos e/ou funcionários que lerão o material. A correspondência ou o periódico não necessariamente precisa ser arquivado após a circulação e rubrica de todos os interessados. V. O secretário deve manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for anônima ou se a data da postagem for importante. Se no papel não constar o endereço, o secretário deve transcrevê-lo a lápis. Estão CORRETOS apenas

Tendo em vista que o gerenciamento do tempo é um dos grandes desafios para todos os profissionais, é importante destacar que o secretário deve desenvolver e considerar procedimentos de execução de trabalho que o auxiliem a cumprir suas responsabilidades, evitando ações que desperdicem tempo. Avalie as proposições a seguir que correspondem às melhores estratégias para gerenciar o tempo. I. O profissional de secretariado deve negociar com o executivo os horários de despachos, sendo aconselhável despachar, no mínimo, duas vezes ao dia. II. O profissional de secretariado não necessita ter responsabilidades claramente definidas, pois, com um bom gerenciamento de tempo, consegue atingir os objetivos. III. É relevante que o profissional de secretariado registre e controle o tempo gasto com suas atividades rotineiras. IV. O início de outro trabalho antes de terminar o que está sendo realizado é considerado uma estratégia para melhor cumprimento de todas as atividades. V. É aconselhável que o profissional de secretariado apresente os problemas e defina as soluções apenas com o executivo, não necessitando apresentar sugestões de alternativas antecipadamente. Estão CORRETAS apenas as proposições:

A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações. Sendo assim, indique as proposições que estão de acordo com as definições de documentação. I. A documentação é um conjunto de técnicas cujos objetivos primordiais são a produção, a sistematização, a distribuição e a utilização de documentos. II. O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura e classificação. No recolhimento, para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento na escolha dos documentos, cultura geral, discernimento para recolher o que é útil e imparcialidade na seleção dos documentos. Já a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática. III. A normalização representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas. Os procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos documentos. IV. A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, independente de sua organização, utilização e finalidade. V. A normalização procura racionalizar a produção, a organização e a difusão das informações que se encontram nos vários documentos. Dessa maneira, estabelece condições para o bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de relatórios, realização de serviços, obras etc. Estão CORRETAS apenas:

Com base no Capítulo VI das Relações com a Empresa, do Código de Ética do Profissional de Secretariado, analise as seguintes afirmativas, considerando o que compete ao profissional no pleno exercício de suas atividades. I. Agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação. II. Atuar como figura-chave no fluxo de informações. III. Participar de movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com sua atividade profissional. IV. Cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencerem. V. Ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração. Está(ão) CORRETA(S), apenas:

Hoje, exige-se mais do profissional de secretariado. Entre as responsabilidades adicionais que são esperadas de uma) secretário( A), está CORRETA a seguinte atividade: