Questões de Conhecimentos Gerais — IBRAM-DF 2009

A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperação.

As contas credoras somam R$ 50.000,00 no total.

O valor primário é aquele que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.

Os documentos públicos considerados sigilosos são classificados em quatro categorias: ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados. Os documentos são mantidos nessas classificações pelos prazos de, no máximo, 50 anos, 30 anos, 20 anos e 10 anos, respectivamente.

Segundo a lei em questão, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente.

Em termos de uso e preservação, existem muitas vantagens em fazer a migração de documentos convencionais de arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso à informação, a economia de espaço, uma maior durabilidade das mídias por não haver manuseio direto, entre outras, que reduzem significativamente os gastos com infraestrutura e recursos humanos.

A utilização de novas tecnologias digitais nos arquivos favorece a preservação e a conservação, uma vez que os suportes são comprovadamente mais duráveis e mais estáveis para o armazenamento, em comparação com os meios convencionais de registrar informações.

O processo de avaliação considera os valores atribuídos ao documento, de acordo com os assuntos nele contidos. O valor primário refere-se aos documentos dotados de capacidade probatória com relação à existência e ao funcionamento da instituição, que são os de teor estritamente jurídico ou fiscal. O valor secundário refere-se aos documentos de conteúdo informativo, portanto, sem valor jurídico, que interessam apenas para fins culturais, como o estudo histórico ou a pesquisa científica.

A gestão documental e a proteção a documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e o desenvolvimento científico.

O microfilme de substituição serve à preservação das informações contidas em documentos que serão eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.

As referidas medidas devem contemplar as condições físicas, os riscos potenciais, as intervenções anteriores e as recomendações técnicas, ou seja, pressupõem um diagnóstico institucional e do acervo.

Em um sistema que integra protocolo e arquivos, além de funções tradicionais como recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos, o serviço de protocolo pode executar atividades de classificação e controle da tramitação.

A Constituição Federal e a lei que determina a política nacional de arquivos garantem que todo cidadão tem direito de acesso a informações que sejam de seu interesse particular, ou que sejam de interesse geral da sociedade, contidas em documentos de arquivos dos órgãos públicos. Assim, a administração pública tem a obrigação de permitir a consulta aos documentos, ou fornecer as informações solicitadas.

O Poder Legislativo, diretamente ou com o auxílio dos tribunais de contas, e o sistema de controle interno de cada poder e do Ministério Público, fiscalizarão o cumprimento das normas da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF).

Companhias devem utilizar a escrituração mercantil para registrar as disposições da lei tributária ou de legislação especial sobre a atividade que constitui seu objeto que recomendem ou prescrevam critérios contábeis diferentes da escrituração mercantil.

Ao ser realizada a venda das mercadorias, a receita líquida apresentada na demonstração do resultado do exercício será influenciada pelo valor do ICMS sobre as mercadorias adquiridas pela empresa.

Na demonstração de lucros ou prejuízos acumulados, devem ser evidenciados os ajustes dos exercícios anteriores decorrentes da retificação de erro imputável a determinado exercício anterior.

A parcela do lucro líquido de 2008 que deve ser destinada à reserva legal é superior a R$ 8.000,00.

O ativo não-circulante da empresa A é menor que o ativo circulante da empresa B.

O passivo gerado pela compra dos produtos cosméticos é caracterizado como um passivo monetário, que sofre as oscilações tanto da moeda estrangeira, quanto da nacional.

Os documentos arquivísticos digitais precisam ser fidedignos e autênticos. Preservá-los de modo que permaneçam disponíveis, recuperáveis e compreensíveis é um desafio que requer a adoção de ações arquivísticas em todas as fases do ciclo vital, mesmo antes da criação do documento, e deve incluir o planejamento dos sistemas eletrônicos, a fim de garantir a integridade da informação.

As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e, de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e de climatização.

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública funciona como um modelo a ser adotado pelos órgãos públicos. Por isso possui uma classe principal que é comum a todos: a classe 100, referente aos assuntos de administração. As demais classes (200 a 900) devem ser elaboradas em cada órgão porque se destinam aos assuntos relativos às atividades-meio e às atividades-fim específicas de cada um.

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública (atividades-meio) é um instrumento utilizado para classificar documentos produzidos ou recebidos por um órgão público no exercício de suas funções e atividades, com base na identificação dos assuntos por códigos numéricos que refletem a hierarquia funcional do órgão, representada por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo do geral para o particular.

Segundo a legislação arquivística brasileira, os documentos públicos devem ser identificados como correntes ou permanentes. Os documentos correntes são os que estão em curso ou que, mesmo sem movimentação, podem ser alvo de consultas. Os documentos permanentes são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, são considerados importantes do ponto de vista probatório, dotados de valor histórico e, por isso, devem ser preservados.

Um programa de preservação preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da temperatura e umidade do ambiente e a incidência direta de luz, natural ou artificial, sobre os documentos.

Páginas e(ou) números em falta são sinalizados pelo símbolo abaixo.

Os documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização devem ser recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.

A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar- se nas funções e atividades desempenhadas por determinado órgão.

Aos órgãos e entidades que adotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades- fim, as quais devem ser aprovadas pela instituição arquivística pública federal.

A demonstração do resultado do exercício deve discriminar: I a receita bruta das vendas e serviços, as deduções das vendas, os abatimentos e os impostos; II a receita líquida das vendas e serviços, o custo das mercadorias e serviços vendidos e o lucro bruto; III as despesas com vendas, as despesas financeiras, deduzidas das receitas, as despesas gerais e administrativas, e outras despesas e receitas operacionais; IV o lucro ou prejuízo operacional e as receitas e despesas não-operacionais; V o resultado do exercício antes do imposto de renda e a provisão para o imposto; VI as participações de debêntures, empregados, administradores e partes beneficiárias, mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de instituições ou fundos de assistência ou previdência de empregados, que não se caracterizem como despesa; VII o lucro ou prejuízo líquido do exercício e o seu montante por ação do capital social.

As contas classificadas no passivo somam R$ 50.000,00 no total.

A agregação contábil dos patrimônios das empresas A e B resulta em nova entidade de natureza contábil.

Na data da encomenda, o lançamento contábil deveria ter sido a débito de mercadoria e a crédito de duas contas: disponível e fornecedor-exterior. Ao final do ano, na data de elaboração do balanço patrimonial, deverá ser lançado o ajuste de variação patrimonial.

O aumento na conta provisão para perdas em estoque afeta a situação líquida da companhia, e a constituição da provisão para contingências trabalhistas é fato contábil modificativo, pois aumenta o resultado.

O símbolo a seguir indica rascunho.

O fundo de comércio deve ser classificado no ativo intangível, no exercício em que ocorrer a sua aquisição, por se tratar de bem incorpóreo destinado à manutenção de uma companhia.

A reserva de incentivos fiscais, classificada, no balanço patrimonial, como reserva de lucros, corresponde à parcela do lucro líquido decorrente de doações ou subvenções governamentais para investimentos.

Para registrar o pagamento do transporte multimodal, o crédito em conta do disponível, no valor de R$ 206,00, tem como contrapartida um débito na conta frete de compra, caso a empresa adote o sistema de inventário periódico; ou na conta mercadorias, caso seja adotado o sistema de inventário permanente.

Nas demonstrações financeiras de cada exercício, devem ser indicadas, em nota, as modificações de métodos ou critérios contábeis de efeito relevante que ocorreram durante o respectivo exercício, ressaltando-se quais foram esses efeitos.

Caso não tenha ocorrido nenhuma venda após a aquisição das mercadorias, o saldo, em 30/6/2009, da conta estoque de mercadorias foi de R$ 294.000,00.

O balancete de verificação pode ser destinado a usuários externos, quando assinado por contador registrado devidamente identificado com o número do registro no CRC.

São obtidas pelo Estado em função de sua autoridade coercitiva, mediante a arrecadação de tributos e multas.

A depreciação de bens móveis representa uma mutação patrimonial passiva, afetando negativamente a apuração do resultado do exercício.

O resultado financeiro do exercício foi superavitário em R$ 110.000,00.

O mobiliário adequado a cada suporte e formato proporciona proteção aos documentos contra danos físicos, químicos e mecânicos. As mídias magnéticas, como discos flexíveis (disquetes), fitas de vídeo e áudio, por exemplo, devem ser armazenadas preferencialmente em mobiliário de madeira, pois esta possui propriedades intrínsecas que isolam os campos magnéticos que podem causar a distorção ou a perda de dados.

O valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que ele tem para a entidade produtora e outros usuários, em vista da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

Visando garantir a preservação, recomenda-se que todos os documentos públicos sejam produzidos em papéis alcalinos e em formatos padronizados, de acordo com as normas vigentes.

No código de classificação recomendado pelo CONARQ, é proposta a utilização de uma classificação por assuntos, a fim de agrupar os documentos sob um mesmo tema, que deve servir de base para a recuperação da informação e para todas as demais tarefas arquivísticas, por serem realizadas com base no conteúdo do documento.

Implantar um programa de gestão documental consiste em aprimorar a administração do uso e da circulação de informações, aplicando técnicas modernas e recursos tecnológicos no controle do fluxo e da estruturação dos dados, organizando-os de modo a permitir um acesso rápido e direto a informações estratégicas, aumentando a eficácia e a eficiência e, dessa forma, proporcionando suporte para as decisões político-administrativas do Estado.

A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

São considerados sigilosos os documentos cujas informações possam representar risco para a segurança da sociedade e do Estado, e os que possam prejudicar a honra e a imagem de pessoas, ao ferir a inviolabilidade da intimidade. Entretanto, se o Poder Judiciário considerar que uma informação é indispensável à defesa de direito ou ao esclarecimento de situação pessoal, pode determinar, em qualquer instância, a exibição reservada de documentos sigilosos.

Os esporos dos fungos permanecem em suspensão sobre as partículas de poeira. Quando encontram umidade e calor favoráveis, instalam-se na superfície do acervo, eclodem e começam a se desenvolver. Nessa situação, devem ser utilizados fungicidas.

O modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (e-ARQ Brasil) é aplicável para os sistemas que produzem e mantêm documentos convencionais ou digitais.

Cabe ao Conselho Federal de Contabilidade baixar normas e instruções complementares acerca desse plano de contas, compreendendo os procedimentos contábeis decorrentes de sua utilização.

Se R$ 40.000,00 foram inscritos em restos a pagar, então esse valor foi computado na receita extraorçamentária para compensar sua inclusão na despesa orçamentária.

Conforme o disposto nas Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao setor público, as transações no setor público devem ser reconhecidas e registradas integralmente no momento em que ocorrerem, utilizando, portanto, o regime contábil misto.

Os documentos permanentes possuem valores histórico, probatório e informativo e devem ser definitivamente preservados, à exceção dos documentos microfilmados, cujos originais podem ser eliminados, mantendo-se apenas os microfilmes.

O conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor é denominado arquivo intermediário.

Apenso é o documento ou processo juntado a processo sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo.

A Câmara Técnica de Conservação de Documentos do CONARQ recomenda que acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e óticos sejam armazenados em condições climáticas especiais, indicando os seguintes índices como referência: para fotografias em preto e branco, temperatura (T) de 12ºC e umidade relativa (UR) de 35%; para fotografias em cor, T de 5ºC e UR de 35%; para filmes e registros magnéticos, T de 18ºC e UR de 40%.

As recomendações da câmara técnica de conservação de documentos do CONARQ, para assegurar a preservação dos diferentes documentos durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação, determinam que

devem ser adotadas medidas de conservação já nas fases de produção e tramitação dos documentos, estendendo-se os procedimentos específicos aos processos de organização documental e acesso.

O sistema eletrônico de gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos automatizados e métodos de armazenamento de informações, referências ou dados, indexados de modo que possam ser recuperados em resposta a questões específicas.

Os eventos mantêm correlação com os documentos de entrada do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), e não podem aparecer indistintamente nos documentos nele utilizados.

Ocorrido o fato gerador, procede-se ao registro contábil do direito em contrapartida a uma variação ativa, em contas do sistema patrimonial, o que representa o registro da receita por competência.

A nota de empenho permite registrar o comprometimento de despesa, bem como os casos em que se faça necessário o reforço ou a anulação desse compromisso.

O total das mutações patrimoniais ativas é igual a R$ 360.000,00.

O resultado orçamentário do exercício foi deficitário em R$ 200.000,00.

Em órgãos públicos, apenas servidores treinados devem realizar a classificação de documentos. As operações de classificação incluem o estudo, isto é, a leitura de cada documento a fim de identificar o assunto principal sob o qual deve ser classificado, e os assuntos secundários; e a codificação, que consiste em anotar o código correspondente ao assunto principal na primeira folha do documento.

A primeira equipe recebeu mais de R$ 40.000,00.

Considerando que as equipes sejam igualmente eficientes, então a segunda equipe realizou menos de 20% do trabalho.

Julgue os itens a seguir, acerca das modalidades e limites da licitação. Se for impossível a obtenção do número mínimo de três licitantes por limitações do mercado, ou se houver desinteresse dos convidados, essas circunstâncias devem ser devidamente justificadas no processo, sob pena de repetição do convite.

As instituições arquivísticas federais, estaduais, do DF e municipais são responsáveis pela administração da documentação pública, ou de caráter público, em sua esfera, produzidos e recebidos pelo Poder Executivo e pelo Poder Legislativo. Compete aos arquivos do Poder Judiciário federal o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário em todas as esferas, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias.

A continuidade do texto em outra página é indicada pelo símbolo a seguir.

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, representa, no Brasil, o CONARQ.

Julgue os itens a seguir, acerca das modalidades e limites da licitação. É inexigível a licitação quando as propostas apresentadas consignarem preços explicitamente superiores aos praticados no mercado nacional, ou forem incompatíveis com os preços fixados pelos órgãos oficiais componentes.

Se, no final do ano, for verificado que Abel foi multado uma única vez, Bira, 2 vezes e Celso, 3 vezes, então Abel receberá mais de R$ 5.000,00.

A taxa de juros de 12% ao ano é denominada taxa nominal, porque o período de formação e incorporação dos juros ao capital não coincide com o período a que a taxa se refere.

A comissão de avaliação é um grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo e, também, é responsável pela elaboração do quadro de arranjo.

Considerando que o salário de um operário seja proporcional à quantidade de dias trabalhados, se ele recebe R$ 840,00 por 14 dias de trabalho, então, por 20 dias ele deverá receber R$ 1.200,00.

Os insetos xilófagos apresentam grandes riscos à integridade dos documentos. Para a prevenção de infestação de cupins, recomenda-se o uso de métodos químicos, como barreiras químicas adequadamente projetadas, e curativos, por exemplo, o uso do gás nitrogênio.

O arquivo público é a instituição do poder público com a função de implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela administração pública em seu âmbito de atuação, e de promover a organização, a preservação e o acesso dos documentos de valor permanente recolhidos dos diversos órgãos e entidades dos estados, do Distrito Federal (DF) e dos municípios. Desse modo, o arquivo público é necessariamente dotado de: personalidade jurídica própria, infraestrutura física, material e tecnológica, recursos orçamentários e financeiros, assim como recursos humanos qualificados.

Considerando 1,004868 como valor aproximado para , é correto afirmar que a taxa efetiva da inflação para 30 dias é inferior a 0,5% ao mês.

Os documentos sofrem um processo natural de deterioração, causado por reações químicas. Fatores como índices muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variações bruscas de temperatura ou umidade, presença de poeiras e gases poluentes, exposição a raios ultravioleta e a falta de ventilação aceleram esses processos e favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestações de insetos, que prejudicam ainda mais o acervo documental.

Se a segunda equipe tivesse um homem a menos mas trabalhasse os mesmos 4 dias e se a quantia paga a cada equipe fosse dividida igualmente entre seus trabalhadores, então cada trabalhador da segunda equipe teria recebido R$ 2.500,00.

Considere que o túnel deva ser cavado em um terreno com muitos obstáculos, de forma que a produtividade dos operários seja igual à metade daquela calculada pelo engenheiro. Nesse caso, se o engenheiro dispuser de 20 dias para cavar o túnel, ele necessitará de mais de 135 operários com a mesma eficiência daqueles de suas experiências.

Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo não podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus destinatários.

A Casa Civil da Presidência da República é responsável por designar o presidente do CONARQ, órgão vinculado diretamente àquela Casa, escolhido em uma lista tríplice formada por representantes das instituições arquivísticas públicas dos estados e do DF.

Se, para realizar o trabalho, o engenheiro dispuser de 20 dias, então ele necessitará de menos de 68 desses operários.

O resultado da avaliação é um instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, é indispensável que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto, onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema, um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e um campo para palavras-chave, que permite agilizar a localização dos elementos na tabela.

Uma vez arquivado, um documento não pode ser retirado do arquivo, exceto no caso de solicitação de caráter jurídico, mediante o qual podem ser emprestados os processos não encerrados. Nos demais casos, as informações solicitadas devem ser fornecidas por meio de transcrições ou, caso haja necessidade, de consulta direta ao documento, que deve ser realizada no próprio arquivo.

A direção, a supervisão e a revisão do trabalho executado pela equipe técnica podem afetar a forma e o conteúdo dos papéis de trabalho.

O auditor realiza um teste substantivo quando verifica se o ordenador de despesas autorizou previamente os pagamentos das notas fiscais recebidas, realizados pelo setor financeiro.

A diligência é o documento que representa a opinião do auditor acerca da exatidão e regularidade da gestão e da adequação das peças examinadas.

Segundo o CONARQ, a comissão de avaliação deve ser composta de um arquivista, para orientar quanto aos princípios da arquivologia; um bibliotecário, para realizar a identificação do assunto principal e dos assuntos secundários contidos nos documentos; e um advogado, para determinar a vigência jurídica dos referidos documentos.

Os efeitos da destruição de estoques ou de estabelecimento em decorrência de sinistro, conhecidos após a divulgação das demonstrações contábeis, devem ser considerados pelo auditor em seu parecer.

Entre os documentos que a legislação considera como arquivos públicos estão aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do DF e municipais, em decorrência de suas funções; por agentes do poder público, no exercício de seu cargo ou função; pelas empresas públicas; pelas sociedades de economia mista; por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

A auditoria executada pelas empresas de auditoria externa é classificada como indireta e terceirizada.

A confirmação implica a obtenção de declaração formal de funcionário da empresa que esteja habilitado a confirmar.

O erro tolerável é um dos aspectos a ser considerado no planejamento e na determinação da amostra de auditoria. Quanto menor o erro tolerável, maior deve ser o tamanho da amostra.

O emprego da amostragem estatística é recomendável quando os itens da população apresentam características heterogêneas.

O planejamento da auditoria, quando incluir a designação de equipe técnica, deve prever a orientação e a supervisão do auditor, que assumirá total responsabilidade pelos trabalhos executados.

O objetivo do microfilme de preservação é proteger o documento do uso e manuseio constante.

A descrição de documentos arquivísticos deve ser consistente, apropriada e autoexplicativa. Nesse sentido, é indispensável a adoção de normas específicas, como a Norma Brasileira de Descrição Arquivística, que estabelece, no Brasil, diretivas para a descrição de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais, visando à padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e(ou) em entidades custodiadoras e à facilitação do acesso e do intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional.

Os documentos públicos são classificados como correntes, intermediários e permanentes, orgânicos e inorgânicos.

Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação dos documentos, de acordo com os valores que são atribuídos a eles.

O recebimento, o registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos são atividades de protocolo.

Para o controle da umidade relativa (UR) e da temperatura do ambiente, podem ser usados os seguintes instrumentos: higrômetro, que mede a UR do ar; higrógrafo, que mede e registra continuamente a UR; e termohigrógrafo, que mede e registra a UR e a temperatura ao mesmo tempo.

A observação é técnica indispensável da auditoria e depende da argúcia, dos conhecimentos e da experiência do auditor, podendo revelar erros, problemas ou deficiências por meio de exame.

A auditoria realizada ao longo dos processos de gestão, com o objetivo de atuar em tempo real sobre os atos efetivos e os efeitos potenciais, é classificada como auditoria operacional.

A auditoria contábil governamental compreende a avaliação dos resultados operacionais e da execução dos programas de governo quanto à economicidade, eficiência e eficácia.

Para emissão do certificado de regularidade, na gestão dos recursos públicos, deverá ser verificado o princípio da legalidade.

A finalidade básica da auditoria é comprovar a eficiência e a eficácia dos atos e fatos administrativos, além de avaliar os resultados alcançados.

Os resultados das últimas auditorias realizadas devem ser considerados na realização dos exames preliminares.