Os arquivos, compreendidos à luz da Teoria Geral da Administração, são sistemas integrados, constituídos com fins de cumprir a missão e de prover a sociedade de informações úteis, científicas, técnicas, culturais, factuais, corporativas etc. As empresas são dotadas de tarefas, pessoas, tecnologias, estrutura, ambiente e competitividade. No que concerne à estrutura dos arquivos, essa toma como base os fundamentos da gestão de arquivos, a qual, por sua vez, segue a teoria das três idades, cujo postulado é a divisão dos documentos pelo prazo de utilidade/validade da informação que registram.