O diagnóstico do cenário com o qual se vai lidar antecede qualquer trabalho arquivístico. É importante conhecer a situação da instituição, de uma forma geral, e dos arquivos, em especial. Alguns fatores que devem ser observados são: I. Histórico de existência: aspectos relacionados à criação, estrutura organizacional, mudanças estatutárias, missão, atividades; II. Quantificação dos documentos e características diplomáticas; III. Acondicionamento e mobiliário utilizado. O diagnóstico para cada fator, respectivamente, é: