O controle dos documentos nos órgãos públicos é uma atividade essencial. Primeiro para evitar que documentos públicos sejam extraviados e também para permitir a localização de forma rápida e eficiente. Suponha que processos para autorização de construção civil da Prefeitura (Alvará) sejam mantidos em pastas suspensas e onde cada pasta contém o endereço completo, como nome do logradouro e número de um imóvel. O Ente Público utiliza esta metodologia para manter um histórico de cada imóvel cadastrado. Neste caso, a melhor forma de arquivamento para assegurar o objetivo pretendido seria: