Em órgãos públicos, apenas servidores treinados devem realizar a classificação de documentos. As operações de classificação incluem o estudo, isto é, a leitura de cada documento a fim de identificar o assunto principal sob o qual deve ser classificado, e os assuntos secundários; e a codificação, que consiste em anotar o código correspondente ao assunto principal na primeira folha do documento.