Na avaliação de depósitos de arquivos e acervos, várias condições devem ser observadas. Principalmente no Brasil, que tem clima tropical, alguns itens como umidade relativa do ar, temperatura, luminosidade e filtragem do ar são fundamentais. Para todos os tipos de documentação, a filtragem do ar necessita de aparelhos de ar-condicionado providos de filtros. Além disso, as janelas e os pisos devem obedecer, respectivamente, aos seguintes critérios: