O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.
10 questões da prova Diversas 2004, com gabarito oficial conferido. As duas primeiras são gratuitas.
O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.
A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.
Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar.
Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada.
Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.
A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico.
Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.
A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão.
A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.