Questões de Secretariado

A análise dos problemas das comunicações gerenciais revela que a solução passa pela consideração de atitudes, níveis, fluxos, mensagens, canais, receptores e desafios do corpo gerencial. No que diz respeito aos fluxos das comunicações empresariais, analise as seguintes afirmativas. I. Considerando o fluxo de comunicação descendente (de cima para baixo), as comunicações gerenciais são formais e, muitas vezes, excessivas, o que causa um congestionamento dos canais. II. Comunicações descendentes entre diretores e níveis gerenciais tendem a apresentar uma menor eficácia que comunicações entre gerentes e chefias subordinadas. III. Na empresa, o fluxo de comunicação não pode ser propriedade de alguns. A informação deve, sempre, ser precisa, transparente e circular com liberdade. IV. Em geral, a comunicação entre a base e os níveis intermediários (gerência) tende a apresentar maior rapidez do que entre os gerentes e diretores. V. A comunicação ascendente (de baixo para cima) tende a ser mais formal, tendo como objetivo controlar e estabelecer um fluxo que vai da base para o topo da hierarquia da empresa. Está(ão) CORRETA(S ) apenas

Rosa, secretária executiva em uma grande indústria farmacêutica, ficou encarregada de organizar um evento no qual uma temática específica será apresentada por um renomado especialista, no principal auditório da empresa, a um grupo de convidados. Não serão permitidas interrupções, mas, ao final da apresentação, haverá um momento para esclarecimentos de dúvidas. O evento será presidido pelo diretor da área de inovação. Considerando os diversos tipos de eventos, é CORRETO afirmar que Rosa está organizando

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: o primário e o secundário. O valor primário é aquele estabelecido em função do grau de importância que o documento tem para a entidade que o acumulou. Quanto aos diferentes tipos de valor primário, analise as seguintes afirmativas. I. Valor Jurídico ou Legal é aquele atribuído a documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo, do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. II. Valor Histórico Probatório é aquele atribuído a documentos que retratam a origem, a organização, a reforma e a história de uma administração; III. Valor Fiscal é aquele atribuído a documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesas geradas para atender às exigências governamentais. IV. Valor Histórico é aquele atribuído a documento que tem fim diferente daquele para o qual foi originalmente criado. V. Valor Fiscal Administrativo é aquele que possue os documentos relativos a operações financeiras de curto prazo. Está(ão) CORRETA(S ), apenas,

João, secretário executivo de uma empresa de grande porte, recebeu uma solicitação de planejamento e organização de uma viagem internacional para um executivo. Acerca dos detalhes que deverão ser observados, é INCORRETO afirmar que

The word currently (line 1) can be replaced by the words below, EXCEPT for

As metáforas utilizadas nas pesquisas em comunicação organizacional constituem-se em modos distintos de ver as organizações, caracterizando-se como um modo de ver a realidade. São expressões que estabelecem uma ponte cognitiva entre dois domínios diferentes. Em relação às diferentes metáforas da comunicação, assinale a alternativa CORRETA.

De acordo com o TEXTO 11, considerando os resultados encontrados pelos autores, é CORRETO afirmar que

No que diz respeito aos métodos de arquivamento, analise as proposições a seguir. I. Os métodos de arquivamento são divididos em duas classes: básicos e padronizados. Na classe dos padronizados, há o método por assunto, o qual não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise. II. Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. III. No método numérico dígito-terminal, uma das vantagens é a leitura não convencional dos números, porém, tem como desvantagem o aumento de erros de arquivamento. IV. O método de arquivamento variadex, pertencente à classe dos padronizados, é uma variante do alfabético, no qual as cores foram introduzidas como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. V. No método alfabético, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetização, através de guias divisórias, com as respectivas letras. Estão CORRETAS, apenas, as proposições

A organização do trabalho compreende o conhecimento dos propósitos da organização, de suas dependências, de seu modo de produzir, das técnicas que emprega. No que diz respeito à organização do trabalho do(a ) secretário(a ), analise as seguintes afirmativas. I. As empresas esperam de seus secretários, entre outras características, que tenham dedicação ao trabalho e equilíbrio emocional para desempenharem suas tarefas. II. Entre as atribuições diárias do(a ) secretário(a ) estão a realização de serviços gerais de escritório, atender ao executivo e selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas por ele. III. É oportuno dizer aos principiantes na atividade de secretariado que não é possível preparar esquemas de ditado, de atas ou de chamadas telefônicas. IV. A lista de atividades de um(a ) secretário(a ) é curta, sem atividades rotineiras ou repetitivas, com desafios constantemente novos todos os dias. V. O trabalho executado por outro departamento jamais será recompensado com presentes, pois tal fato cria uma relativa dependência. Está(ão) CORRETA(S ) apenas

De acordo com o TEXTO 11, é CORRETO afirmar que os autores fundamentaram a pesquisa, associando o profissional de secretariado à responsabilidade socioambiental em função

No que diz respeito à comunicação institucional, analise as proposições a seguir. I. Palavras ambíguas são barreiras à comunicação, assim, o uso de código fechado e de palavras denotativas deve ser evitado. II. O jargão técnico, embora seja obstáculo sério à comunicação, serve para proporcionar aos integrantes de um grupo sentimentos de coesão e autoestima. III. Relações de poder, autoridade e status são barreiras organizacionais à comunicação. IV. Para ser efetiva e alcançar o resultado que se espera, a mensagem a ser transmitida independe do canal utilizado. V. Conflitos de valores do emissor e do receptor são considerados barreiras interpessoais. Estão CORRETAS, apenas, as afirmações

As reuniões podem ser dos mais variados tipos: seminários, mesa-redonda, painel, simpósio, conferência, etc. Assinale a alternativa que traz a definição CORRETA do tipo de reunião mencionado.

According to the TEXT 10, the authors discovered that the company acknowledge the reverse logistics as

Quanto às características de gênero dos documentos, assinale a alternativa CORRETA.

Considere as afirmações a seguir, sobre documentação. I. Recolhimento, leitura e classificação são fases do processo de documentação. II. Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. III. Atualmente, a documentação assume uma característica predominantemente estática, que a impulsiona a alcançar com mais rapidez e eficácia a sua principal funcionalidade. IV. No sistema numérico de classificação, os documentos são organizados por sua ordem de entrada, considerando sua ordem alfabética. V. Em sentido amplo, a reunião e a organização dos conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos para permitir sua divulgação e utilização é a finalidade da documentação. Estão CORRETAS, apenas, as afirmações

A falta de um bom relacionamento interpessoal e de uma boa comunicação entre o executivo e o(a ) secretário( a), bem como entre o(a ) secretário(a ) e os demais funcionários da organização, seus fornecedores, parceiros e clientes torna-se um problema nas organizações. Algumas habilidades, ações desenvolvidas e comportamentos do(a ) secretário(a ) facilitam as relações interpessoais, EXCETO a

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardas para sua custódia e divulgação. Os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente, são classificados como

Para a conservação dos documentos, deve haver luz e higienização adequadas e controle dos fatores físicos, químicos e biológicos que possam afetar a massa documental. Quanto aos fatores de conservação, analise as seguintes afirmativas. I. Quanto à iluminação, o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferência, que seja banhado pela luz solar. II. Quanto ao layout, o técnico deve considerar uma rigidez do sistema de arquivamento, dando preferência a arquivos verticais. III. Quanto ao arejamento, por ser imprescindível garantir uma ventilação constante, deve-se procurar um sistema de ventilação artificial. IV. Quanto à iluminação, o excesso de luz é essencial para uma boa conservação do documento, devendo ser evitado o método de iluminação indireta. V. Quanto ao layout, baseando-se numa flexibilidade do sistema de arquivamento, os arquivos podem ser tanto verticais como também horizontais. Está(ão) CORRETA(S ), apenas:

O uso da comunicação telefônica tornou-se imprescindível em todas as áreas. Assim, correlacione o que o(a ) secretário(a ) deve evitar dizer, em um atendimento telefônico, com a frase adequada correspondente. A sequência CORRETA para preenchimento da 2ª coluna é

Quanto às providências necessárias na organização de uma reunião, analise as seguintes afirmativas. I. Reuniões extraordinárias são previstas pelo estatuto da empresa, sendo convocadas, pelo menos, uma vez por mês. II. É responsabilidade do(a ) secretário(a ) servir (ou recomendar que alguém sirva) café, água ou refrigerante. Se não houver solicitação, esse serviço se dará somente após 30 minutos do início da reunião. III. Mesmo durante a reunião, o(a ) secretário(a ) continuará responsável por atender às pessoas e aos telefonemas que venham a procurar por seu executivo, anotando os respectivos recados para ele. IV. O(a ) secretário(a ) deverá saber o número exato de participantes e ter conhecimento da pauta da reunião. Elaborada a pauta da reunião, emitida a convocação, confirmadas as presenças, ele(a ) deve preparar a sala e todo material que será usado. V. Mesmo que da reunião participem muitas pessoas, o uso de crachás não é conveniente, pois pode gerar constrangimentos, sobretudo em pessoas desconhecidas ao círculo normal de funcionários da empresa, as quais também participarão da reunião. Estão CORRETAS apenas

Associe as duas colunas, relacionando cada gráfico organizacional às suas características.

A sequência CORRETA para preenchimento da segunda coluna é

A autora do TEXTO 09 introduz o tema e seu ponto de vista sobre ele por meio de uma ampla apresentação. Com relação à ideia global do texto, é possível afirmar que

Segundo os estágios de sua evolução, os arquivos são classificados em: correntes, intermediários ou permanentes. Considerando esta classificação, assinale a alternativa INCORRETA.

Quanto à elaboração e ao agrupamento de Artigos de nossas leis, analise as seguintes afirmativas. I. Cada Artigo deve tratar de um único assunto. II. O Artigo conterá a norma geral, o princípio. Podendo, também, trazer, em sua redação, as medidas complementares e as exceções. III. Nos atos extensos, os primeiros Artigos devem ser reservados à definição dos objetivos perseguidos pelo legislador e à limitação de seu campo de aplicação. IV. A Seção é o conjunto de Parágrafos de um Artigo que versam sobre o mesmo tema; são indicadas por algarismos romanos (v. g.: Seção I; Seção II; etc.). V. Nas leis mais extensas – normalmente, na legislação codificada –, os conjuntos de Títulos são reunidos em Livros, podendo estes ser desdobrados em Parte Geral e Parte Especial. Estão CORRETAS apenas

A comunicação exige a presença de um emissor (destinador), um receptor (destinatário), um canal e uma mensagem. Além desses elementos, são necessários processos para que ela se estabeleça, e tais processos compreendem elementos relacionados à composição, interpretação e resposta. Assinale a alternativa INCORRETA quanto a esses elementos e processos