Questões de Arquivologia

Em relação ao método alfabético, analise as seguintes afirmativas: I. No caso de sobrenomes precedidos de prefixo ou preposição, em letra maiúscula, como parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do prefixo ou preposição. II. No caso de arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, quando o nome começar por artigo, o arquivamento deve considerar esse artigo. III. Os números que aparecem nos nomes de empresas (ou razões sociais) devem ser escritos por extenso. IV. Os nomes espanhóis são registrados pelo último sobrenome que corresponde ao sobrenome da família dos avós maternos. V. Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias deverão ser arquivados levando em conta a numeração do evento. Está(ão) CORRETA(s), apenas:

Toda finalidade de arquivamento se resume em preservar a documentação, tornando-a útil como informação. Acerca disso, analise as proposições que seguem. I. O método geográfico é utilizado quando há preferência pelo arquivo de documentos segundo uma divisão geográfica preestabelecida. A divisão pode ser por países, estados, cidades, regiões, distritos, bairros e zonas, dentre outras, dependendo da empresa. II. O valor de um documento é determinado levando-se em consideração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência, que, muitas vezes, se subordina a imperativos da lei. Os documentos são classificados por seu valor em permanente-vitais, permanentes e temporários. III. Os arquivos de prosseguimento são muito importantes para a empresa, já que por meio deles se pode acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências, como cartas que esperam respostas, duplicatas a receber, faturas a pagar, apólices de seguro que devem ser renovadas, dentre outros. O arquivo de prosseguimento possibilita ao profissional de secretariado constante follow up. IV. O arquivamento mnemônico é um tipo de método alfanúmerico que dá cores aos diversos grupos de letras, e a cor das guias é dada de acordo com a segunda letra da palavra-chave. V. O arquivamento variadex é um tipo de método alfabético que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória. São relacionadas as letras do alfabeto, dando significado a cada uma delas por meio de uma palavra-chave. Estão CORRETAS apenas:

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso. Correlacione cada um desses elementos à sua definição. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo:

A importância dos arquivos cresceu à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade. O objetivo do arquivo é guardar e conservar os documentos produzidos e recebidos, além de facilitar o acesso sempre que houver a necessidade de se localizar alguma informação no menor tempo possível. Abaixo, observa-se um método de arquivamento, gerado por meio de um método alfabético, que consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que auxilia a localização e o manuseio. Assinale a alternativa que representa o método empregado no exemplo exposto.

São espécies de arquivos públicos:

A documentação é basicamente dinâmica, não tendo mais um caráter estático de simples arquivo. Assinale a alternativa que apresenta uma das fases principais do processo de documentação:

Depois de cumpridos os prazos de guarda da Unidade Produtora e na Unidade com Atribuições de Arquivo, documentos com atribuição de valor secundário deverão ser

Em referência às regras de alfabetação, julgue os itens a seguir: I. No caso de arquivamento de documentos com nomes estrangeiros, serão considerados pelo último sobrenome, salvo os casos de nomes espanhóis e orientais. II. Considera-se o último sobrenome e depois o prenome no arquivamento de documentos com nomes de pessoas físicas. III. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como: Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. IV. Os títulos, tais como, Ministro, Reitor, entre outros, não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, separados por hífen, em negrito e com letra de forma. V. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos de forma abreviada para facilitar a sua ordenação, arquivamento e busca nos sistemas de gestão de documentos. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

O conjunto de documentos mencionados no TEXTO 04 possuem uma característica que está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Esses documentos são redigidos por meio de uma ação humana, mas, ao mesmo tempo, são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material. Essa característica acima descrita refere-se à(ao)

Com base no Art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 – que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados – e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ – a qual trata dos procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público – a eliminação de arquivos será realizada mediante

No que se refere a arquivos, julgue os itens a seguir: I. Os arquivos podem se classificar em espécies e em especializados, conforme a natureza de seus documentos. II. Depois de destituído da sua vigência, o documento pode ser arquivado em função da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado. III. Arquivo corrente ou semi-ativo é muito usado pela administração. IV. Os arquivos podem ser ordenados de acordo com cinco métodos distintos: por ordem alfabética, por ordenação cronológica, por organização geográfica, através de método especial ou por ordem numérica. V. No arquivo, é importante que os documentos de uma mesma função sejam guardados juntos, para que se perceba como começou a ação e como terminou, formando assim os dossiês. Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens

O mais importante instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos, segundo Camargo; Bellotto (1996), é conhecido como

Independente da Instituição em que se deseje trabalhar e do tipo de arquivo no qual se encontra este setor, deve-se, primeiramente, conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo processual na organização. Neste contexto, o desenvolvimento deste reconhecimento está dividido em três fases, que são