Questões de Secretariado — IF-BAIANO 2016

Acerca dos assuntos e documentos que lhe são confiados, compete ao Secretário, no exercício de sua profissão

Assinale a alternativa incorreta.

Os executivos necessitam viajar e o profissional de secretariado desempenha função de assessoria nesses momentos. Nessas situações, deve:

1. informar-se com o executivo sobre a data da viagem, o número de pessoas que o acompanharão, datas dos compromissos assumidos, nomes de pessoas que serão contatadas, horário de viagem e tipo de transporte.
2. verificar quais os documentos que devem ser levados, inclusive documentos pessoais, itinerário de viagem com horários, locais de saída e chegada e o número de telefones das pessoas envolvidas.
3. em caso de mudança de planos, cancelar com a companhia ou o agente de viagens a reserva e/ou bilhete.
4. fazer a reserva nos hotéis e, quando solicitado pelo chefe, providenciar locação de automóvel e reservas em passeios turísticos. São corretas:

O processo educacional de curto prazo que é aplicado de maneira sistemática e organizada, por meio do qual as pessoas aprendem conhecimentos, atitudes e habilidades em função de objetivos definidos, denomina-se

O treinamento é um processo cíclico e contínuo composto por etapas, onde a elaboração do programa de treinamento para atender as necessidades diagnosticadas e a verificação dos resultados obtidos representam, respectivamente, as seguintes etapas

A internet trouxe muitos avanços para a secretária executiva, pois possibilitou a esse profissional a comunicação com todos os segmentos organizacionais, acarretando assim uma troca de experiência e aprendizagem que contribui para o seu desenvolvimento na empresa. Por isso, além da contribuição estratégica, a informática é uma ferramenta essencial no trabalho, pois possibilita que esse profissional contribua para a melhoria da qualidade e maior produtividade na organização, como por exemplo: administrar eficazmente seu tempo, coordenar o trâmite de papeis, manter atualizados os arquivos e manuais informatizados.

Existem vários objetivos para trabalhar com a avaliação de desempenho nas empresas. Assinale a opção que contém um objetivo equivocado.

Assinale a alternativa incorreta:

Com o advento da globalização e o avanço acelerado da tecnologia, o ambiente empresarial vem se modificando, exigindo a manutenção constante de diferenciais competitivos uma vez que as organizações, ao atuarem em mercados globais, tornam a concorrência ainda maior. Diante disso, empresas têm demandado a atuação de profissionais capacitados para desenvolverem suas atividades, produtos e serviços e representá-la internacionalmente com o mais alto padrão de qualidade. Dentre os requisitos desejados estão:

1. As habilidades de negociar e se comunicar em outros idiomas, o que influencia diretamente no perfil dos profissionais da área secretarial.
2. Os pressupostos teóricos de que habilidades em negociação e comunicação, além do domínio de idiomas estrangeiros e conhecimentos da cultura dos países parceiros são essenciais para quem atua neste setor.
3. Para a o bom fluxo de associações internacionais, o profissional, que além de ter habilidades de escritório, assume responsabilidades sem ter que ser supervisionado e que é capaz de tomar decisões no seu campo de atuação. Dele esperase, também, que saiba gerenciar conflitos, trabalhar em grupo e que tenha equilíbrio emocional, facilitando as relações humanas.
4. Nessa nova Era, é importante ainda que profissionais de secretariado estejam preparados para atuar tanto presencial quanto virtual dentro das organizações e que sejam capacitados para gerir nesse novo contexto em que as organizações estão submetidas (SABINO; ROCHA, 2004).

O curso de graduação em Secretariado Executivo deve ensejar, como perfil desejado do formando, capacitação e aptidão para compreender as questões que envolvam sólidos domínios científicos, acadêmicos, tecnológicos e estratégicos, específicos de seu campo de atuação, assegurando eficaz desempenho de múltiplas funções de acordo com as especificidades de cada organização, gerenciando com sensibilidade, competência e discrição o fluxo de informações e comunicações internas e externas. Assinale a única alternativa correta que descreve o perfil completo do secretário(a) executivo(a).

Um correio eletrônico (português brasileiro) ou correio eletrónico (português europeu) ou, ainda, e-mail e correio-e é um método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrônicos de comunicação. O termo "e-

mail" é aplicado tanto aos sistemas que utilizam a Internet e que são baseados nos protocolos POP3, IMAP e SMTP, como àqueles sistemas conhecidos como intranets, que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou organização e que são, normalmente, baseados em protocolos proprietários. Assinale a alternativa incorreta.

O uso da informática tornou-se uma ferramenta importante e necessária para o perfil do profissional de secretariado. É vital estar sempre atualizado para acompanhar o mercado de trabalho, que hoje em dia exige profissionais capacitados com habilidades especificas e empreendedoras para uma atuação eficaz. Assinale a única alternativa não essencial ao desempenho da função de secretária, no tocante ao conhecimento de sistemas de informação e ferramentas de trabalho:

De acordo com a Lei Federal nº 7.377, de 30 de setembro de 1985 e alterações, são atribuições do Secretário Executivo

De acordo com o Código de Ética, são deveres fundamentais dos profissionais Secretários

Selecione a opção que descreve as competências do profissional de Secretariado Executivo quanto ao relacionamento interpessoal.

Quanto ao gênero, os arquivos podem ser:

O conjunto de intervenções planejadas de mudanças, construído sobre valores humanísticos e democráticos, que procura incrementar a eficácia organizacional e o bem-estar dos funcionários, denomina-se

Para que a ação organizacional não seja meramente casual e sem rumo, o que conduz a uma situação de completo caos, as organizações utilizam o planejamento como função administrativa destinada a estabelecer objetivos e definir a maneira de como alcançá-los. Desta forma, aquele que é orientado para a contingência, em um ambiente dinâmico e incerto, que busca antecipar-se a eventos e identificar as ações apropriadas, é o planejamento

O profissional de secretariado deve ter uma estratégia, um plano de ação para o planejamento da rotina diária, para que possa cumprir de maneira competente e satisfatória todas as suas incumbências. Para tanto, só será capaz de realizá-lo a(o) secretária(o) que tiver flexibilidade e manifestar interesse em realizar diferentes tarefas, visando o bom andamento do dia-adia do local de trabalho.Para que isto aconteça, faz-se necessário o conhecimento dos produtos, serviços e estrutura organizacional. Considere as seguintes afirmativas: 1- O senso de organização é fundamental ao profissional, tanto no tocante à apresentação pessoal quanto ao exercício de suas atividades. 2- O exercício da liderança nas atividades quotidianas é destinado a uma hierarquia diferenciada da área secretarial. 3- A descentralização e delegação de tarefas é inerente ao gestor administrativo. 4- O conhecimento dos processos administrativos e a atuação colaborativa dos seus colegas de trabalho são fundamentais no mecanismo de engrenagem que faz a empresa/setor funcionar e crescer.

Ordene os itens que corroboram para a realização de um Evento Empresarial e assinale a ÚNICA opção que apresenta a ordem correta dos fatos: ( ) Conhecer o nº de participantes para a escolha do local; ( ) Marcar data, hora e definir local; ( ) Enviar os convites; ( ) Confirmar as presenças; ( ) Preparar o local e material utilizado;

O marketing pessoal tem apresentado crescente importância no ambiente corporativo. Há por parte das pessoas a preocupação em melhorar a postura e apresentação pessoal e, principalmente, atualizar os conhecimentos profissionais e acadêmicos. As organizações, por sua vez, aumentam o seu nível de exigência para a contratação de pessoas e para que os seus colaboradores mantenham-se atualizados e contribuam para que as empresas se tornem mais competitivas e rentáveis. Assinale a alternativa que não condiz com o marketing pessoal.

O controle, a nível organizacional intermediário, é

A declaração do Estado ou de quem o represente, em consonância com as normas legais, que produz efeitos jurídicos imediatos, sob regime jurídico de direito público e que está sujeita ao controle pelo Poder Judiciário, denomina-se

Considerando que os princípios éticos têm por objetivo fixar normas de procedimentos dos profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade, é correto afirmar que, nas relações entre profissionais Secretários, é vedado