Questões de Conhecimentos Gerais

Segundo o CONARQ, a comissão de avaliação deve ser composta de um arquivista, para orientar quanto aos princípios da arquivologia; um bibliotecário, para realizar a identificação do assunto principal e dos assuntos secundários contidos nos documentos; e um advogado, para determinar a vigência jurídica dos referidos documentos.

Os efeitos da destruição de estoques ou de estabelecimento em decorrência de sinistro, conhecidos após a divulgação das demonstrações contábeis, devem ser considerados pelo auditor em seu parecer.

Uma vez arquivado, um documento não pode ser retirado do arquivo, exceto no caso de solicitação de caráter jurídico, mediante o qual podem ser emprestados os processos não encerrados. Nos demais casos, as informações solicitadas devem ser fornecidas por meio de transcrições ou, caso haja necessidade, de consulta direta ao documento, que deve ser realizada no próprio arquivo.

A direção, a supervisão e a revisão do trabalho executado pela equipe técnica podem afetar a forma e o conteúdo dos papéis de trabalho.

Entre os documentos que a legislação considera como arquivos públicos estão aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do DF e municipais, em decorrência de suas funções; por agentes do poder público, no exercício de seu cargo ou função; pelas empresas públicas; pelas sociedades de economia mista; por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

A Casa Civil da Presidência da República é responsável por designar o presidente do CONARQ, órgão vinculado diretamente àquela Casa, escolhido em uma lista tríplice formada por representantes das instituições arquivísticas públicas dos estados e do DF.

A confirmação implica a obtenção de declaração formal de funcionário da empresa que esteja habilitado a confirmar.

O objetivo do microfilme de preservação é proteger o documento do uso e manuseio constante.

O planejamento da auditoria, quando incluir a designação de equipe técnica, deve prever a orientação e a supervisão do auditor, que assumirá total responsabilidade pelos trabalhos executados.

Para o controle da umidade relativa (UR) e da temperatura do ambiente, podem ser usados os seguintes instrumentos: higrômetro, que mede a UR do ar; higrógrafo, que mede e registra continuamente a UR; e termohigrógrafo, que mede e registra a UR e a temperatura ao mesmo tempo.

O erro tolerável é um dos aspectos a ser considerado no planejamento e na determinação da amostra de auditoria. Quanto menor o erro tolerável, maior deve ser o tamanho da amostra.

A descrição de documentos arquivísticos deve ser consistente, apropriada e autoexplicativa. Nesse sentido, é indispensável a adoção de normas específicas, como a Norma Brasileira de Descrição Arquivística, que estabelece, no Brasil, diretivas para a descrição de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais, visando à padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e(ou) em entidades custodiadoras e à facilitação do acesso e do intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional.

O auditor realiza um teste substantivo quando verifica se o ordenador de despesas autorizou previamente os pagamentos das notas fiscais recebidas, realizados pelo setor financeiro.

Os documentos públicos são classificados como correntes, intermediários e permanentes, orgânicos e inorgânicos.

O emprego da amostragem estatística é recomendável quando os itens da população apresentam características heterogêneas.

Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação dos documentos, de acordo com os valores que são atribuídos a eles.

A diligência é o documento que representa a opinião do auditor acerca da exatidão e regularidade da gestão e da adequação das peças examinadas.

O recebimento, o registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos são atividades de protocolo.

A auditoria executada pelas empresas de auditoria externa é classificada como indireta e terceirizada.

A observação é técnica indispensável da auditoria e depende da argúcia, dos conhecimentos e da experiência do auditor, podendo revelar erros, problemas ou deficiências por meio de exame.

A auditoria contábil governamental compreende a avaliação dos resultados operacionais e da execução dos programas de governo quanto à economicidade, eficiência e eficácia.

Para emissão do certificado de regularidade, na gestão dos recursos públicos, deverá ser verificado o princípio da legalidade.

A finalidade básica da auditoria é comprovar a eficiência e a eficácia dos atos e fatos administrativos, além de avaliar os resultados alcançados.

Os resultados das últimas auditorias realizadas devem ser considerados na realização dos exames preliminares.

A auditoria realizada ao longo dos processos de gestão, com o objetivo de atuar em tempo real sobre os atos efetivos e os efeitos potenciais, é classificada como auditoria operacional.