Ocorre o arquivamento quando uma autoridade determina a guarda do documento depois de cessada a sua tramitação.
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Ocorre o arquivamento quando uma autoridade determina a guarda do documento depois de cessada a sua tramitação.
O princípio da proveniência, cujo objetivo é gerar o fundo de arquivo, é o primeiro princípio a ser aplicado na classificação dos documentos de arquivo.
Subsolos e porões são os locais mais indicados para a instalação e o armazenamento de arquivos, uma vez que o elevado peso dos documentos de arquivo poderia comprometer a estrutura do prédio nos andares mais altos
Os documentos de arquivo são classificados de acordo com a sua função.
Transferência é a atividade de passagem dos documentos ao arquivo permanente.
São duas as possíveis destinações dos documentos: a guarda permanente ou a eliminação.
Define-se cópia, no sentido arquivístico, como o mesmo conteúdo no mesmo contexto ou conjunto.
O curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, é denominado distribuição.
A gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelos arquivos estaduais são de responsabilidade do Arquivo Nacional.
A reformatação de suportes constitui um método de restauração de documentos.
Acondicionamento é a embalagem usada para a guarda dos documentos para preservação e acesso.
Cabe à legislação estadual definir os critérios de vinculação dos arquivos estaduais com os arquivos municipais.
A tabela de temporalidade é formada, exclusivamente, pelos documentos da atividade-fim, que são os mais importantes e a razão de ser da própria instituição.
O registro de determinado documento consiste na identificação de pontos de acesso a esse documento.
O objetivo primeiro do arquivo é servir de testemunho histórico.
Os documentos serão mais bem preservados e conservados se houver controle sobre a luminosidade nos depósitos de arquivo.
A teoria das três idades é utilizada para configurar a tabela de temporalidade.
São considerados arquivos estaduais o arquivo do Poder Executivo, o do Poder Legislativo e o do Poder Judiciário.
Para preservar documentos em papel, é necessário controlar as condições ambientais: a temperatura deve ser alta e a umidade do ar deve ser baixa.
Os documentos de valor permanente e de grandes formatos (por exemplo, mapas, plantas e cartazes) devem ser armazenados horizontalmente, enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
Define-se arquivo como o conjunto de material impresso disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
A ordenação numérica dos processos administrativos torna a classificação desses processos desnecessária.
A classificação dos documentos de arquivo é feita por meio do plano denominado plano de destinação.