Questões de Arquivologia

O controle de expedição, recebimento e arquivamento de documentos em geral é feito por meio do protocolo. O termo documento é utilizado para indicar "toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo,

prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar" (Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo da Advocacia Geral da Unirão — 2010). Os documentos cujo assunto não deve ser do conhecimento do público em geral recebem a denominação de:

O termo arquivo tem vários conceitos. Arquivo pode ser definido como a Instituição ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Arquivo também representa o conjunto de documentos produzidos e recebidos pela instituição (órgãos públicos, instituições de caráter público ou entidades privadas, ou ainda pessoa física) no curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e que foram preservados para servirem como fonte de informação para a execução de suas atividades. Analise as seguintes atividades: I. Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na entidade. II. Avaliar, selecionar e formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento. III. Atender ao fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa. IV. Arquivar os documentos, visando à recuperação da informação. V. Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda. Retratam as atividades dos serviços de arquivo: