Questões de Arquivologia — CRC -SC 2019

A Produção de Documentos integra uma das fases da gestão de documentos, caracterizada por: I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários. III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda ou eliminação. IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização. Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.

O ciclo de vida dos documentos tem a finalidade de classificar os estágios pelos quais passam os documentos dentro de uma organização. Sobre essas etapas, analise as afirmativas abaixo e identifique as respostas falsas (F) e verdadeiras (V). ( ) O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados, mas podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos. ( ) O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados frequentemente e conservados em locais de fácil acesso. ( ) O ciclo de vida dos documentos é tratado pelo teoria das três idades, sendo denominada de idade corrente, intervalar e permanente. ( ) O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados definitivamente no arquivo central. Assinale a alternativa que apresenta a sequência com a resposta correta.

Um documento classificado quanto ao gênero em documento iconográfico, apresenta o registro de informações em forma de: I. Mapas e plantas. II. Relatórios e contratos. III. Desenhos e fotografias. IV. Discos de vinil e CDs musicais. Assinale a alternativa que apresenta a resposta correta.

Na empresa Y, uma documentação que teve seu processo finalizado na fase corrente, esta documentação poderá ser: I. Eliminada nesta fase se não houver valor histórico. II. Recolhida diretamente para o arquivo permanente. III. Eliminada somente na fase intermediária. IV. Fase intermediária e eliminada somente no arquivo permanente. Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.

O setor de protocolo é responsável pela recepção, registro e distribuição das correspondências e demais documentos de uma organização. Conhecendo as atividades realizadas no setor de protocolo, analise as afirmativas abaixo. I. O setor de protocolo realiza o registro de correspondência, mas não realiza a separação de correspondência particular da correspondência oficial. II. As atividades do protocolo são características da fase corrente, pois os documentos nesta fase tramitam frequentemente. III. O setor de protocolo realiza o controle dos documentos em tramitação na organização, assegurando sua imediata localização. IV. Além do registro da data e hora de recebimento de uma correspondência ou documento, o protocolo elabora um resumo do assunto para registro. Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas

Os arquivos de terceira idade devem ser preservados por apresentarem valor para a organização. Quanto aos arquivos pertencentes a esta fase, analise as afirmativas abaixo. I. Os documentos são preservados definitivamente por apresentam valor secundário para a instituição que os produziu. II. Os documentos na fase permanente não poderão ser eliminados jamais. III. Os documentos arquivados permanentemente apresentam valor histórico-cultural para a instituição que os arquivou. IV. Os documentos arquivados permanentemente poderão ser consultados por terceiros por seu valor histórico. Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.

Uma pasta de documentos que será arquivada conforme o método de arquivamento alfabético, apresenta a denominação Pedro de Almeida. Seguindo as normas gerais de arquivamento alfabético para nomes com preposição, deverá ser arquivado da seguinte forma: I. Pedro, Almeida. II. Almeida, Pedro de. III. Almeida, P. IV. Pedro, de Almeida. V. De Almeida, Pedro. Assinale a alternativa que apresenta a resposta correta.