Questões de Secretariado

A tecnologia de workflow refere-se à sucessão de tarefas necessárias para processar documentos durante sua transmissão, por meio da organização, por combinação do processamento eletrônico de imagens de documentos. Isso permite às organizações constituírem fluxos de trabalho automatizados, com o objetivo de diminuir o tempo de processamento das transações empresariais" (Portela; Schumacher. 2013, p. 237). Considerando o trecho acima, assinale a alternativa INCORRETA.

Considerando a classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, identifique como verdadeiras ou falsas as seguintes afirmativas: ( ) Os documentos cuja divulgação não prejudica a administração são considerados ostensivos. ( ) Documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, requerendo, portanto, medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

( ) Documentos ultrassecretos são aqueles que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. ( ) Documentos confidenciais são aqueles que requerem altíssimo grau de segurança e só podem ter acesso a eles pessoas autorizadas. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Os cabos mais comuns utilizados para instalar um projetor são o VGA e o HDMI. A diferença entre eles é que o VGA é analógico e o padrão HDMI é digital. Logo, o cabo HDMI possui qualidade de transmissão de imagem superior para transmissão em paredes e para transmissão na TV. Você ligou o computador e conectou o cabo HDMI. No entanto, seu computador não detectou automaticamente a transmissão da imagem. As teclas de atalho para configuração da transmissão de imagem são:

Sobre o profissional de Secretariado Executivo e as Relações Humanas, assinale a alternativa INCORRETA.

Um dos aspectos mais importantes na composição de uma mesa de honra é aquele referente à precedência na ocupação dos lugares. A ordem de chamada dos componentes da mesa é sempre crescente. Isso significa que a autoridade que preside o evento será a última a ser anunciada.

Com base no exposto e nos números que correspondem a um lugar à mesa, numere os parênteses para que a mesa seja composta corretamente. ( ) Presidente do ato ou maior autoridade. ( ) Segunda maior autoridade. ( ) Terceira maior autoridade. ( ) Quarta autoridade. ( ) Quinta autoridade. ( ) Sexta autoridade. ( ) Sétima autoridade. Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta dos parênteses, de cima para baixo.

De acordo com o artigo 4º da Lei de Regulamentação da Profissão, considere as seguintes atribuições: 1- Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria. 2- Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro. 3- Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico. 4- Organização e manutenção dos arquivos da secretaria. 5- Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia. São atribuições do secretário executivo:

Considere os documentos abaixo: I. Relatório de Diretoria. II. Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho. III. Prestação de Despesas de Viagem. IV. Atas de Assembleias. V. Correspondências. Considerando a temporalidade desses documentos, o tempo de guarda no arquivo inativo será, respectivamente, de:

Em relação às atividades relacionadas aos arquivos correntes, assinale a alternativa correta quanto à ordem dos fluxos.

O Secretário Executivo, no uso de suas atribuições, precisa fazer escolhas o tempo todo e suas decisões poderão ter impactos positivos ou não. Em relação ao assunto, identifique como verdadeiras ou falsas as seguintes afirmativas: ( ) Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. ( ) As pessoas produzem mais ou trabalham melhor quando estão sendo pressionadas. ( ) Administrar o tempo é algo relacionado exclusivamente à vida profissional. ( ) Ter tempo é questão de planejamento. ( ) A boa administração do tempo é muito mais uma questão de autoconhecimento e planejamento pessoal. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em relação aos tipos de evento, numere a coluna da direita de acordo com sua correspondência com a coluna da esquerda. Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta na coluna da direita, de cima para baixo.

A respeito dos diferentes meios de comunicação, considere as afirmativas abaixo: 1- Carta Comercial é um meio de comunicação muito usado na indústria e no comércio. A linguagem deve ser clara, simples, objetiva e correta. 2- A Mensagem Eletrônica é como qualquer outra mensagem escrita. Requer os mesmos cuidados de clareza, simplicidade, coerência, coesão entre as ideias e precisão. Ao redigir um e-mail, o redator ocupa-se em dar resposta aos seguintes elementos: o que, para quem, para que, quando ocorreu o fato, como e por que. 3- Formulário é o veículo de comunicação escrita cujo objetivo é a transmissão de dados segundo uma ordem preestabelecida, cuja finalidade é angariar informações necessárias ao processo decisório. 4- Relatórios Administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores. O relatório menos frequente é o informal, ou seja, aquele oriundo de uma conversa, conferência, carta ou memorando. Assinale a alternativa correta.

A empresa em que você trabalha realizará um evento oficial que demanda o envio de um convite ao Reitor da Universidade “ABC". A forma de tratamento adequada para o cargo em questão é:

Sobre a Gestão de Agendas, assinale a alternativa INCORRETA.

Pode-se considerar que a gestão de conflitos é “a capacidade de prever tensões, identificar as fontes, impedir o crescimento dos desacordos e encontrar soluções satisfatórias para todas as partes envolvidas, visando uma gestão eficaz" (Portela; Schumacher. 2013, p. 329). A respeito do assunto, assinale a alternativa correta.

Em relação ao método alfabético de arquivamento, é correto afirmar que ele possui:

Ao utilizar o computador, o Secretário Executivo lida com muitas janelas abertas ao mesmo tempo. Para que não haja perda de produtividade e tempo para migrar de uma janela a outra, utiliza-se o atalho:

Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, os arquivos são classificados em:

As metáforas não são usadas como um artifício de linguagem para melhorar o discurso, mas como uma forma de pensar e de ver que determina como compreendemos nosso mundo organizacional. Morgan preocupa-se em caracterizar as principais metáforas que podem ser utilizadas para entender os processos organizacionais, enfatizando que é necessário lançar mão de várias delas e não de uma única para melhorar nossa habilidade compreensiva de “ler e interpretar" os diferentes aspectos que coexistem e se complementam dentro da realidade organizacional, por mais paradoxal que esta possa parecer" (Medeiros, João Bosco, Hernandes Sonia. 2006, p. 43-46). Considerando o trecho acima, assinale a alternativa que contempla as sete metáforas presentes no estudo da comunicação organizacional.

“Qualidade começa com Educação e termina com Educação" (Kaoru Ishikawa). Acerca do tema qualidade total nas funções secretariais, considere as seguintes afirmativas: 1- O movimento relacionado à qualidade total nas empresas não envolve fornecedores, parceiros, distribuidores e terceirizados, apenas os colaboradores. 2- Qualidade total é a adesão, o comprometimento e a consciência de todo o time de uma empresa para a qualidade. Somente através da educação ela acontece. É um processo gradativo de mobilização das pessoas. 3- Em um processo de credenciamento de ISO, a participação do secretário não é necessária, visto que toda a organização e acesso a informações do negócio são feitas diretamente pelos gestores. 4- Empresas que conseguiram sucesso nos seus programas de qualidade souberam conscientizar cada colaborador de que só existem produtos e serviços de qualidade se forem feitos por pessoas de qualidade. 5- Tarefas de inspeção são extremamente necessárias e indispensáveis, mesmo que a equipe apresente alto senso de responsabilidade. Assinale a alternativa correta.

Sobre os modelos de comunicação, considere as seguintes afirmativas: 1- O modelo mecanicista é um modelo físico e não humano. Ele considera que de um lado da comunicação há uma fonte e do outro um destinatário. A fonte transmite um sinal, que é captado pelo receptor. O sinal pode ser impedido por um ruído e a mensagem chegar de forma distorcida ao destinatário. 2- Enquanto o modelo circular da comunicação ocupa-se da realimentação do processo, os modelos lineares de comunicação tratam da transmissão da mensagem de um emissor a um receptor, sem se preocupar com a reciprocidade, característica da comunicação humana. 3- Os modelos psicológicos de comunicação consideram fonte e receptor como destinador e destinatário, como pessoas. É no íntimo das pessoas que ocorrem os processos de composição e de interpretação da mensagem. O receptor seria estimulado pela mensagem a processar uma interpretação. 4- O modelo sistêmico de comunicação ocupa-se de integrar a descrição dos elementos e dos processos da comunicação, procurando compreender sua funcionalidade em determinado contexto. É o enfoque sistêmico que traz a dimensão estratégica das comunicações humanas. 5- A comunicação não exige necessariamente a presença de um emissor (destinador), um receptor (destinatário), canal e mensagem, visto que, para que o processo se estabeleça, basta apenas um dos envolvidos interpretar a informação e enviar uma resposta. Assinale a alternativa correta.

“As empresas, indiferentemente do enquadramento em que estejam, precisam de uma determinada organização para sua estrutura e funcionamento. Com isso, entende-se a estrutura de uma empresa por meio da estrutura com que se definem as relações existentes dentro e fora dela, contemplando aspectos da própria hierarquia ou as relações estabelecidas em todos os níveis organizacionais: estratégico – tático – operacional (Maia; Oliveira, 2015, p. 57-58). Considerando os níveis estratégicos da organização, entende-se que o Secretário Executivo pode atuar em cada um dos níveis, conforme figura abaixo. Com base nas informações e na figura, assinale a alternativa que completa as lacunas da atuação do profissional de Secretariado Executivo nos três níveis:

Sobre o profissional de secretariado como agente de negócios da empresa, considere as seguintes afirmativas: 1- As agências de viagem não são efetivas na tarefa de auxiliar o secretário a organizar uma viagem. Como são muitos detalhes a serem providenciados, é melhor e mais rápido que o secretário faça tudo por conta própria, desde a reserva de hotel e compra de passagens até a prestação de contas. 2- Devido à correria do executivo, o secretário executivo dificilmente consegue organizar uma viagem com antecedência. Logo, esse fator é irrelevante, visto que passagem e hospedagem, quando mais próximas da data da viagem forem compradas, mais em conta ficam. 3- Em caso de viagens internacionais, o principal item a ser considerado é a compra de dólares. Todos os países do mundo aceitam essa moeda e com isso o executivo estará precavido de qualquer imprevisto. 4- O secretário deve estar atento às vacinas do executivo. Sem exceção, todos os países exigem a vacina de febre amarela. 5- Antecedência, planejamento e organização são palavras-chave para organização de uma viagem de negócios.

Assinale a alternativa correta.